Zervicepoint logo svg format

9 steg för att skapa en automatiserad onboardingprocess

I vår alltmer digitala värld har människor förväntat sig sömlösa digitala upplevelser som förenklar deras liv. Onboardingprocessen borde inte vara annorlunda. Med den tillgängliga tekniken som gör det möjligt för oss att automatisera hela arbetsflöden för ökad effektivitet, är det förvånande att det fortfarande är en sådan analog process för så många företag.

Innehållsförteckning

Vad är onboarding?

Onboarding är en process som går ut på att introducera den anställda för organisationen så hen får en så bra start som möjligt. Processen börjar när ett kontrakt är påskrivet, det vill säga efter preboarding och slutar när personen har tillräckligt med kunskap för att vara effektiv och bekväm i sin roll.

Varför bör du automatisera din onboardingprocess?

De olika stegen i en onboarding kan vara väldigt tidskrävande och komplexa, framförallt när processen sträcker sig igenom flera avdelningar inom organisationen. Hanteras en större del av onboardingprocessen dessutom manuellt, är det större risk att det blir fel längs vägen, kvalitén på information blir lidande och processens olika steg är svåra att följa för alla inblandade.

En undersökning gjord av Glassdoor visar att en bra onboarding kan öka chansen att nyanställda stannar kvar på företaget med hela 82%. Ju bättre din onboarding är, desto mindre behöver du oroa dig för att slösa bort tid, pengar och resurser för att söka efter nya kandidater.

Det är också 69% större sannolikhet  att en nyanställd som deltar i ett välstrukturerat onboardingprogram stannar kvar i verksamheten i upp till tre år, än en anställd som inte deltar i ett liknande program.

Forskning visar att anställda får omkring 90 dagar på sig att visa vad de kan på ett nytt jobb. Ju fortare nyanställda känner sig välkomna och förberedda för jobbet, desto fortare kan de bidra till att nå verksamhetens mål.

Vilka är de största fördelarna med en automatiserad onboarding?

Spara tid & pengar

Ett bra sätt att mäta onboarding och beskriva tid som sparas genom automatisering är ”timmar tillbaka till företaget”.

Onboarding kräver i många fall mycket pappersarbete och manuellt arbete av de inblandade. Men den riktiga besparingen ligger i tiden det tar att:

  • Kommunicera fram och tillbaka mellan medarbetare
  • Fylla i diverse dokument och allt administrativt arbete som medföljer
  • Kontrollera att information behandlas på rätt sätt
  • Åtgärda mänskliga fel och misstag

Minimera antalet fel

Ju fler saker du gör manuellt, desto större är risken att det uppstår fel. Genom att ha en automatiserad onboarding reducerar du antalet fel med stor marginal. En av de största fördelarna med automation är just att återupprepa återkommande uppgifter. Om du automatiserar rätt saker från början, är risken därför väldigt liten att något går fel. Dessutom får du mer nöjda medarbetare på köpet, som slipper göra om samma sak om och om igen och gå in och rätta sina egna och andras misstag.  

Öka möjligheten att samla in värdefull data

Genom att ha en automatiserad onboarding kan du lättare samla in data på ett kontrollerat sätt, data som du kan använda för att förbättra din process när nästa kollega skall komma ombord. Det ger dig också möjlighet att utvärdera samtliga steg på ett mer övergripande sätt.

Få bättre kontroll på säkerheten

Vissa steg i processen består ofta av personlig data, vilket kan vara känsligt om det hamnar i fel händer eller på fel ställe. Med en digitaliserad och automatiserad process kan ni försäkra er om att den är konfidentiell och låst i en virtuell databas tex, utom räckhåll för obehöriga.

Hur skapar du en automatiserad onboarding?

En bra och effektiv onboardingprocess innehåller både automation och digitalisering.  Men det är den personliga interaktionen mellan teammedlemmar, chefen och den nya kandidaten som kommer vara avgörande för hur effektiv onboadingen i slutändan blir.

1. Definiera ditt mål

Vad har du för målbild med en automatiserad onboarding? Är det att få en bättre arbetsvardag för dina anställda och en bättre överblick över processen? Är det att minimera det administrativa pappersarbetet? Eller är det kanske för att spara tid eller resurser p.g.a en ökad kostnadskontroll? Oavsett målet så är det viktigt att du tar fram det och att det blir tydligt för samtliga inblandade.

2. Dokumentera nuvarande process

För att veta vad som ska automatiseras, behöver det vara tydligt vilka steg som inkluderas i er onboarding idag. Skapa en onboarding checklista för vilka steg ni har, och vad ni skulle vilja lägga till efter att ni börjat automatisera er onboarding. 

3. Förbättra din onboarding

Innan du överhuvudtaget börjar tänka på automation är det viktigt att förbättra nuvarande onboardingprocessGå igenom de olika stegen noggrant för att hitta förbättringsmöjligheter. Kanske är det något steg som hängt kvar som inte längre behövs, kanske kan ni erbjuda er nya medarbetare mer värdefull information tidigare eller senare i processen, eller någon tjänst som gör att hen kommer upp på banan än snabbare och får en flygande start? Eller varför inte erbjuda något som får hen att kännas sig mer välkommen in i gänget.

4. Digitalisera mera

Nu är det dags att digitalisera samtliga steg i din onboardingprocess. Det gäller allt från att skapa digitala formulär och dokument som kan signeras, till att kunna beställa den utrustning som den nya medarbetaren behöver och erbjuda utbildningar etc. Allt beror på vilka steg du väljer att ha med i din onboarding från den checklista du tidigare gick igenom.

5. Analysera och utvärdera

När du har fått en tydlig bild över stegen, är det dags att analysera och utvärdera samtliga steg, för att se vilka som går att automatisera och vilka som inte gör det. Allt behöver per automatik inte automatiseras utan fundera en extra gång på vad som kommer göra mest nytta för dina medarbetare. Det är viktigt att få fram tiden det tar att automatisera respektive steg och vad du kommer tjäna i tidsbesparing för utfört arbete eller om ledtiden kommer kortas ner med hjälp av automation. Tiden och uträkningen du lägger ner här kommer underlätta det framtida arbetet. 

6. Prioritera och rangordna

Nu är det dags att börja prioritera och rangordna de steg som är mest kritiska utifrån komplexitet och repetitiva manuella uppgifter. Uppgifter som idag utförs av många personer, eller där tidstjuvarna gömmer sig, är de uppgifter som du bör fokusera på först.

prioriteringskartan

Ladda ner prioriteringskartan

7. Börja i liten skala

Samma princip gäller här som i punkt 6. Automatisera inte allt på en och samma gång, utan .börja automatisera det som ger mest värde till medarbetarna och företaget. Glöm inte att värdera tiden det tar att få automationen uppsatt och klar. Välj ett steg som ni snabbt kan komma igång med och som tidigt kan börja göra nytta.

8. Räkna på det

Automation kommer allt som oftast med en kostnad. Att kunna beräkna avkastningen är avgörande om du vill veta lönsamheten av att automatisera delar eller hela processen.

9. Skaffa en flexibel lösning

Varför skall lösningen vara flexibel? Tiden går ofta fort när man har roligt och förändringstakten är hög i dagens arbetsliv. För att kunna möta organisationens krav och mål i ständig förändring är det viktigt att hitta en plattform som du kan växa med. 

Din organisation kommer troligtvis inte se likadan ut om bara ett par år och nya systembehov kan uppstå. En viktig aspekt är därför att  kunna integrera dina befintliga system och verktyg med plattformen. Dels för att enkelt kunna skapa nya och optimera dina automatiserade processer, men också för att den anställda ska slippa gå in i flertalet system för att utföra diverse uppgifter.

Slutord

Vi på Zervicepoint älskar automation och vår plattform har hjälpt organisationer att skapa en bättre arbetsplats. Med hjälp av vår plattform kan du automatisera flertalet steg i din onboarding, det är endast fantasin som sätter gränser. Vill du veta mer om oss som bolag och om vår plattform, boka ett demomöte med mig så berättar jag gärna mer.

/Mathias

Nu finns kartan redo att laddas ner i din inkorg.

Hittar du inte mailet? Titta i skräpposten.