People working

9 steg för att skapa en automatiserad onboarding-process

Vad är onboarding?

Onboarding är en process som går ut på att introducera den anställda för organisationen. Processen börjar när ett kontrakt är påskrivet, det vill säga efter preboarding och slutar när personen har tillräckligt med kunskap för att vara effektiv och bekväm i sin roll.

Varför bör du automatisera din onboarding-process?

Processerna i en onboarding kan vara väldigt tidskrävande och komplexa, framförallt när en del eller hela processen är manuell. Detta gäller för både den anställda och för samtliga personer som är inblandade i processen.

Onboarding berör oftast flera olika avdelningar som HR, IT, finans etc. Ju fler saker din onboarding-process berör, desto fler saker kan gå fel, särskilt om det görs manuellt, där mänskliga fel alltid lurar i bakgrunden.

Vilka är de största fördelarna med en automatiserad onboarding?

1. Spara tid

När det gäller onboarding kommer besparingarna oftast inte att mätas i timmar, utan på dagar och veckor. Ett bra sätt att beskriva tid som sparas genom automatisering är ”timmar tillbaka till företaget”.

2. Spara pengar

Onboarding kräver i många fall mycket pappersarbete. Men den riktiga besparingen ligger i tiden det tar med:

  • Kommunikation fram och tillbaka
  • Ifyllandet av papper och all administrativt arbete som medföljer
  • Kontrollering av uppgifter
  • Åtgärda mänskliga fel


3. Minimera antal fel

Ju fler saker du gör manuellt, desto större risk är det att fel uppstår. Genom att ha en automatiserad onboarding reducerar du antalet fel med en stor marginal. Något en automation är väldigt bra på att göra är att återupprepa sig. Om automationen är uppsatt korrekt från början, är risken därför väldigt minimal att något går fel.

4. Ökar möjligheten att samla värdefull data

Genom att ha en automatiserad onboarding kan du lättare samla ihop data från processen, data som du kan använda för att utvärdera samtliga steg och som kan hjälpa dig att hitta förbättringsmöjligheter.

5. Företaget får bättre kontroll på säkerheten

Vissa steg i processen består av personlig data, vilket kan vara känsligt om det hamnar i fel händer. Med en mer digitaliserad och automatiserad process kan företaget försäkra sig om att den är konfidentiell och låst i en virtuell databas, utom räckhåll för obehöriga.

Hur skapar du en automatiserad onboarding?

En perfekt onboarding-process är en som består av både automation och personlig interaktion. Automatisering av återkommande uppgifter kommer definitivt påskynda arbetet, men det är den personliga kopplingen mellan team-medlemmarna som kommer vara den viktigaste för att forma ett starkt team.

Steg 1. Dokumentera nuvarande process

För att veta vad som ska automatiseras, behöver det vara tydligt vilka steg som inkluderas i er onboarding. Skapa en checklista för vilka steg ni har idag och vilka steg ni skulle vilja lägga till för att få en perfekt onboarding.

Steg 2. Analysera och utvärdera

När du har fått en tydlig bild över stegen, är det dags att analysera och utvärdera samtliga steg, för att se vilka som går att automatisera och vilka som inte gör det. Det är viktigt att få fram tiden det tar att automatisera respektive steg. Tiden och engagemanget du lägger ner här kommer underlätta det framtida arbetet.

Steg 3. Prioritera och rangordna

Du behöver få reda på vilka steg som är mest kritiska idag, utifrån komplexitet och repetitiva manuella uppgifter. Det kommer underlätta arbetet för nästa punkt, att välja vad som ska automatiseras först.

Steg 4. Börja i liten skala

Automatisera inte allt på en och samma gång. Börja automatisera det som ger mest värde till medarbetarna och företaget. Glöm inte att värdera in tiden det tar att få automationen uppsatt och klar. Välj ett steg som ni snabbt kan komma igång med och som tidigt kan börja göra nytta.

Steg 5. Skaffa en flexibel plattform/portal

Varför flexibel? Du vill kunna integrera dina befintliga system/verktyg med plattformen. Dels för att enkelt kunna skapa automatiserade processer, men också för att den anställda ska använda en och samma portal och slippa logga in på flera olika.

Steg 6. Inga fler papper

Skapa digitala dokument och formulär som kan delas med den anställda och alla involverade. Det påskyndar processen, är bättre för miljön och gör det enklare att förvara allt på ett och samma ställe.

Steg 7. Delegera uppgifter automatiskt

Se till att arbetsuppgifter skickas automatiskt till personer. Sätt upp en process som sänder notifikationer och meddelar när det är din tur att göra någonting i processen.

Steg 8. Skapa en innovativ och digital utbildning

Skaffa en utbildningsportal som gör det möjligt att se vilka utbildningar som har påbörjats och vilka som är klara. Jobba mycket med videos och quiz för att få en bättre upplevelse.

Steg 9. Skicka ut automatiska enkäter

Feedback är viktigt, dels för att kunna förbättra processer, men också för att stämma av hur den anställda mår. Skicka ut enkäter med jämna mellanrum så du håller dig uppdaterad och kan följa personalens utveckling.

Slutord

Digitalisering och automatisering av vardagliga arbetsuppgifter kan förändra sättet ett företag välkomnar en utav de viktigaste tillgångarna ett företag har – deras människor.
Kom igång med automation idag!

Vi på Zervicepoint älskar automation och vår plattform har hjälpt organisationer att skapa en bättre arbetsplats. Med hjälp av vår plattform kan du automatisera flertalet steg i din onboarding, det är endast fantasin som sätter gränser. Vill du veta mer om oss som bolag och om vår plattform, boka ett demomöte med mig så berättar jag gärna mer.

/Mathias

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Gillade du den här artikeln?

Vill du lära dig mer om hur du automatiserar monotona arbetsuppgifter? Prenumerera på vårt nyhetsbrev.

Dela det här inlägget

Facebook
LinkedIn
Email
Twitter

Du kanske också gillar de här artiklarna

Affärsautomation

7 tips för att skapa en perfekt preboarding

Vad är preboarding? Preboarding är en process som kommer innan onboarding. Preboardingen börjar när ett anställningskontrakt ska skapas och slutar när den anställda gör sin

Affärsautomation

Kom igång med automation – Steg för steg-guide

Vad betyder automation? Automation är en process där man använder teknik för att minimera mänskligt arbete. Huvudfokuset med automation är att påskynda processer genom att