Innehållsförteckning
Att göra en process mer effektiv ökar produktiviteten och minskar arbetsbelastningen för dina anställda. Men exakt hur förbättrar man en affärsprocess och hur går man tillväga?
Vilka är stegen för att förbättra en affärsprocess?
Du använder dig förmodligen av ett flertal affärsprocesser varje dag och har sannolikt också stött på resultatet av ineffektiva sådana. Stressade kollegor, missade deadlines och ökade kostnader är bara några av de problem som ineffektiva processer kan orsaka.
Följ dessa steg för att förbättra en affärsprocess:
- Kartlägg processen
- Analysera processen
- Uppdatera processen
- Skaffa resurser
- Testa processen
- Implementera och kommunicera
- Bevaka processen
Hur du förbättrar dina affärsprocesser!
1. Kartlägg processen
När du har bestämt dig för vilken process du vill förbättra är det viktigt att dokumentera varje steg. Försök att göra processen så tydlig som möjligt. Ett tips är att rita en processkarta för att enkelt kunna visualisera varje steg i ditt arbetsflöde.
Det är viktigt att noggrant gå igenom varje steg, eftersom vissa processer kan innehålla delsteg som du inte är medveten om. Rådfråga personer som använder processen regelbundet för att säkerställa att du inte missar något viktigt.
2. Analysera processen
Nästa steg är att analysera processen för att identifiera vilka delar eller områden som behöver förbättras. Några frågeställningar att ha i åtanke när du utvärderar processen är:
- Vilka steg orsakar flest förseningar
- Vad blir anställda frustrerade över
- Var sker flest misstag
- Vilka steg kräver mest tid
3. Uppdatera processen
När du bygger ditt nya arbetsflöde, tänk på de smärtpunkter du har identifierat i föregående steg. Det är som sagt bäst att arbeta med de personer som är direkt involverade i processen. Deras idéer kan leda till nya tillvägagångssätt. De kommer också vara mer mottagliga för förändring om de har varit involverade i ett tidigt skede.
Börja med att göra en effektanalys för att förstå vilken påverkan ditt teams förbättringsförslag kommer ha på organisationen. Utför sedan en riskanalys för att upptäcka möjliga risker i din omarbetade process.
Dessa tester och analyser kommer hjälpa dig att förstå fördelar och nackdelar med respektive förbättringsförslag.
4. Skaffa resurser
Att effektivisera en process kommer alltid med en kostnad i någon form. Lista allt du behöver för implementeringen av den nya processen.
Detta kan innefatta vägledning från högre chefer eller från kollegor på andra avdelningar, som IT eller HR. Kommunicera med var och en av dessa grupper och se till att de förstår hur den nya processen kommer att gynna organisationen och underlätta deras arbetsvardag. Beroende på processens storlek kan du också komma att behöva göra ett “business case” för att påvisa lönsamheten och förändringarnas alla fördelar.
5. Testa processen
Det kommer sannolikt uppstå oförutsedda händelser på vägen, men för att minimera dessa är testningen av den nya processen ett betydelsefullt steg. För att få ett så bra utfall som möjligt är det viktigt att ha med många personer i testningen, gärna med olika befattningar och som kommer från olika avdelningar inom organisationen. Det gör att du får ett brett perspektiv på processen och kan fånga upp saker som behöver förbättras innan lanseringen är gjord.
6. Implementera och kommunicera
Det är troligt att förbättringsåtgärderna av din affärsprocess kommer innebära ändringar i befintliga system, team eller avdelningar. Du kan till exempel behöva skaffa ny programvara, anställa en ny teammedlem eller organisera utbildningar för dina kollegor.
Att kommunicera ut den nya processen kan vara ett projekt i sig, så planera detta noggrant och avsätt tid till att förbereda det. Tänk på att förändring inte alltid är lätt. Människor kan vara resistenta mot det, särskilt när det involverar en process de är vana vid och som de använder dagligen.
7. Granska processen
Få saker fungerar perfekt redan från start. Så efter att du har lanserat den nya processen, övervaka noga hur det går under kommande veckor, för att säkerställa att processen fungerar enligt förväntningarna. Det är ett viktigt steg för att så snabbt som möjligt kunna åtgärda problem när de uppstår.
Tänk på att små förbättringar som görs regelbundet kommer att säkerställa att processen förblir relevant och effektiv.
Sammanfattning
Du kommer med jämna mellanrum behöva förbättra dina affärsprocesser för att hålla dem effektiva. Nya mål, ny teknik, ökad konkurrens och förändringar kan alla göra att etablerade processer blir ineffektiva och gamla.
Som arbetsgivare är det också en ständig kamp att attrahera nya medarbetare och bibehålla nuvarande. Att ha effektiva affärsprocesser inom din organisation är en viktig del för att skapa en trivsam och rolig arbetsmiljö.
Något som är bra idag kanske inte är det bästa alternativet imorgon!
