Varje komplex process kan förvandlas till en tydlig och begriplig vägkarta. I det här blogginlägget fokuserar vi på magin bakom ”flödesschema mallar” – ett verktyg som inte bara sparar tid utan också öppnar dörren till förbättrad förståelse och kommunikation inom ditt företag. Om du inte orkar läsa utan vill istället ladda ner en mall och börja direkt, kan du göra det via genvägen här!
Innehållsförteckning
Del 1: Vad är ett flödesschema och varför behöver du en mall?
Definition: Ett flödesschema är en visuell representation av en process, från start till mål, med hjälp av olika symboler som representerar steg, beslut och sekvenser.
Ett flödesschema kan också kallas för processkarta.
Fördelar med att använda mallar:
- Tidsbesparing: Istället för att starta från noll varje gång, ger en mall dig en strukturerad grundplan att bygga vidare på.
- Standardisering: Användning av mallar skapar konsekvens och klarhet i hur processer dokumenteras och kommuniceras.
- Effektiv kommunikation: Användning av mallar skapar konsekvens och klarhet i hur processer dokumenteras och kommuniceras.
När ska man använda ett Flödesschema?
- För att utveckla förståelse för hur en process fungerar.
- För hitta potentiella förbättringar i en process.
- För att kunna kommunicera med andra hur en process fungerar.
- När en tydligare kommunikation behövs mellan personer som är inblandade i samma process.
- För att dokumentera en process från början till slut.
- När man planerar ett projekt.
Del 2: Byggstenarna i ett flödesschema
- Start/slut-symboler: Används för att visa var en process börjar eller slutar.
- Bearbetning/åtgärdssteg: Representerar en uppgift eller operation.
- Beslutsymboler: Visar var ett beslut behöver fattas, ofta en ja/nej-fråga.
- Data-symboler: Indikerar där data matas in eller tas ut.
- Sekvens-/flödeslinjer: Används för att visa riktningen för processen.
Det är dock inte alltid nödvändigt att använda symboler när du skapar ditt flödesschema. Så länge de olika stegen i arbetsflödet beskrivs. Läs mer om flödesschema symboler.
Del 3: Steg för att skapa din egen flödesschema mall
- Identifiera syftet: Förstå varför du behöver ett flödesschema. Är det för att optimera en process, träna anställda eller något annat?
- Samla information: Prata med teammedlemmar, granska befintliga dokument och samla all nödvändig information om processen.
- Välj ditt verktyg: Det finns många digitala verktyg som Microsoft Visio, Lucidchart, eller gratisalternativ som Draw.io. Du kan också på ett enkelt sätt skapa flödesscheman med hjälp av PowerPoint, Excel eller Word.
- Starta med en grundmall: Använd en befintlig mall som utgångspunkt, så du kan anpassa den efter dina behov.
- Anpassa efter behov: Lägg till, ta bort eller justera symboler och steg så att de matchar din process.
- Granska och förbättra: När din mall är klar, be kollegor att granska den för feedback. Gör nödvändiga förändringar för att förbättra tydlighet och noggrannhet.
Del 4; Experttips för att maximera din flödesschema mall
- Använd färg klokt: Olika färger kan representera olika avdelningar, prioriteringar eller typer av uppgifter.
- Håll det enkelt: Målet är tydlighet. Undvik överbelastning av ditt schema med för mycket information.
- Standardisera symbolanvändning: Så att alla som ser flödesschemat kan förstå det snabbt.
- Uppdatera regelbundet: Processer förändras; se till att ditt flödesschema speglar aktuell verklighet.
- Feedback: Uppmuntra feedback från ditt team om mallarnas användbarhet och gör justeringar baserat på deras insikter.
- Oroa dig inte över att rita ett flödesschema på ”rätt sätt”. I slutändan är det rätta sättet det som hjälper de inblandade att förstå processen.
Hur man skapar ett flödesschema i Excel
Excel är ett av de enklaste programmen att använda för att göra ett flödesschema. PowerPoint, Microsoft Word, Google Docs och andra program fungerar också fint.
Nedan finner du instruktioner för hur du skapar ett flödesschema i Excel.
- Skapa ett nytt kalkylblad.
- Välj fliken infoga (insert).
- Välj symboler (shapes) från menyn.
- Du har möjlighet att lägga till former, pilar, texter etc.
- Redigera varje symbol du valt för att säkerställa konsekvens och enhetlighet.
- När du är nöjd med designen av din mall kan du spara den och återanvända vid nästa tillfälle.
Ladda ner Zervicepoint flödesschema mall Exel
Hur man skapar ett flödesschema i PowerPoint
- Du kan infoga ett flödesschema i en PowerPoint-presentation – Gör detta genom att använda en SmartArt-grafik. Klicka på infoga (insert) och välj sedan smartArt.
- I dialogrutan för SmartArt-grafik – Välj Process.
- Välj den mallen som tilltalar dig – Fortsätt sedan och klicka på OK.
- När flödesschemat är infogat, ersätt texthållarna med de relevanta stegen i ditt flödesschema.
- Om du vill skapa en egen mall från grunden, kan du välja att göra detta genom att infoga de symboler du vill ha, istället för att använda dig av SmartArt.
Färgen och stilen på SmartArt-grafiken kan också modifieras. Klicka på SmartArt-fliken på menyraden medan den är vald på din bild, du kan då Ändra färger eller expandera för att mer av dina alternativ.
Ladda ner Zervicepoint flödesschema mall PowerPoint
Avslutningsvis
Flödesschema mallar är inte bara ett verktyg; de är vägvisare som förvandlar komplicerade processer till enkla, begripliga steg. Genom att effektivt integrera dem i ditt arbetsflöde, kan du skapa en mer organiserad och effektiv affärsmiljö. Oavsett om du är i början av din karriär eller en erfaren veteran, är användningen av flödesscheman ett kraftfullt steg mot att bemästra konsten att hantera affärsprocesser på ett smidigt och effektivt sätt. Ta fram din digitala penna, välj din mall, och börja skapa din väg till framgång!
