Innehållsförteckning
Vad är HR automation?
HR automation är ett tillvägagångssätt där programvara används för att automatisera och effektivisera repetitiva och tidskrävande uppgifter inom HR.
Fördelarna med HR automation
Att automatisera vissa arbetsuppgifter för HR kan bland annat leda till förbättrad säkerhet, ökad effektivitet och mindre risk för mänskliga misstag. Andra betydelsefulla fördelar är:
Datadrivna beslut
Genom att automatisera olika processer inom HR kommer du enklare kunna analysera dem och ta beslut baserat på data. Med statistiken kommer du kunna mäta effekten av automationen, analysera användarupplevelsen och hitta förbättringsmöjligheter.
Enhetliga processer
Eftersom en automation gör det vi säger att den ska göra, kommer automationen att återupprepa sig oavsett vem det är som triggar igång den. Vilket kommer skapa tydliga och enhetliga processer inom bolaget.
Ökad transparens
Att automatisera arbetsflöden kan förbättra transparensen och skapa tydligare roller inom organisationen.
Mer tid till annat
Det viktigaste av allt är att automation frigör tid åt HR. Tid som de gladeligen lägger på viktigare saker än pappersarbete och manuella uppgifter.
Roligare arbetsvardag
Att automatisera långa och tidskrävande HR-processer kan leda till ökad glädje på jobbet. Genom att skapa en roligare arbetsvardag för HR ökar chanserna att fler stannar en längre tid inom bolaget.
Vilka HR processer går att automatisera?
Möjligheten att automatisera en process eller delar av en process är väldigt stor. Det som oftast skiljer sig åt mellan företag är den digitala mognaden som finns inom organisationen.
För att ge dig lite inspiration på vägen kommer här några vanliga exempel på automatiserade HR processer:
- Administration – pappersarbete och standardiserade blanketter/formulär
- Lönehantering – löneförändringar och uppgifter relaterade till anställdas lön
- E-postutskick – påminnelse via e-post och information till anställda
- Rekrytering av nyanställda – hitta rätt kandidater, signering av kontrakt och förberedelse inför första dagen på jobbet (preboarding)
- Intern tjänsteförändring – befordran och byte av tjänst inom företaget
- Introduktion nyanställd (onboarding) – åtkomst till program, utbildning och beställning av hårdvara
- Återanställning (reboarding) – anställningskontrakt, signering, beställningar och åtkomster
- Avslut anställning (offboarding) – ta bort åtkomst och exitsamtal
- Utbildning och utveckling – kursanmälan och uppföljning av kompetensutveckling
- Tidrapportering – antal jobbade timmar, sjukdagar och semester
- Skatter – skatteformulär, kontrakt och sekretessavtal
- Förmåner – granskning och tilldelning av förmåner och rabatter
- Skapa och förvara personalregister
- Utlägg – inlämning och godkännande av utgifter
Välj rätt verktyg för att automatisera dina HR processer
Även om organisationer har olika behov och förutsättningar finns det några punkter som är viktiga att tänka på när du väljer verktyg för att automatisera dina HR-processer.
Integrationsvänlig
Att det finns ett system som kan göra allt och som uppfyller alla organisationens behov existerar inte. Företag har allt som oftast många olika system som de arbetar med. Därför är det viktigt att välja ett verktyg som kan kommunicera med dina befintliga system och som kan skapa automation mellan dem.
Flexibel
Då vissa HR processer sträcker sig genom hela organisationen, är det klokt att kontrollera verktygets flexibilitet att kunna automatisera inte bara HR, utan även andra avdelningar inom företaget.
Skalbar
Något som tyvärr är relativt vanligt är att företag lägger en stor summa pengar på att bygga automatiserade flöden men glömmer bort att kontrollera skalbarheten i verktyget. Se till att göra detta så du inte hamnar i situationer där du bygger in dig i ett hörn som blir svårt och kostsamt att ta sig ut ifrån.
Säker
Det är 2022 och säkerhet är en väldigt viktig fråga. Var rädd om dina anställdas integritet och se därför till att verktyget uppfyller de säkerhetskrav som din organisation har.
Självbetjäning
Varför ska just HR göra allt? Implementera självbetjäning och gör det möjligt för anställda att utföra vissa uppgifter själva. Kanske räcker det ibland att HR får en notis om att något behöver godkännas, istället för att de ska dra i hela processen själva. Med hjälp av självbetjäning kommer belastningen på HR-avdelningen minska markant.
Summering
Det behöver inte vara tidskrävande eller kostsamt att komma igång med automation. Det viktigaste är att ha fördefinierade och tydliga steg i processen du vill automatisera. Vad ska hända när till exempel en nyanställd börjar på företaget? När ska saker och ting ske och i vilken ordning?
Det behövs nämligen för att automationen ska bli effektiv. Har du inte gjort din hemläxa innan kan det bli ett tidskrävande och kostsamt projekt, så gör därför ett grundligt förarbete innan du tar in ett verktyg.
Går du i tankarna kring att automatisera dina HR-processer? Zervicepoint är en automation och självbetjäningsportal som hjälper dig och ditt företag att effektivisera era processer inom organisationen. Boka en demo med oss så visar vi dig mer!
