Det här med produktivitet och IT-investeringar har många gånger diskuterats och gjorts ett otal studier på. Att införa en teknisk lösning leder inte alltid, som du kanske märkt, till ett effektivare arbetsliv. Går du och funderar på hur just din verksamhet kan bli mer proaktiv och produktiv? Har du redan investerat i teknik för att kunna automatisera manuella processer. Grattis! Då har du all potential i världen att öka både kvalitet, nöjda medarbetare och produktivitet. Vi på Zervicepoint, med 15 års erfarenhet inom automation och självbetjäning, delar här med oss av några enkla tips på vägen mot framtidens digitala arbetsplats.
Användarupplevelsen är nyckeln till ökad produktivitet
Genom att göra slutanvändarna till huvudpersonerna och ge dem ”superkrafter” när du investerar i nästa IT-verktyg skapar du rätt förutsättningar för ökad produktivitet. Stäng förväntansgapet mellan den digitala värld vi lever i privat och på jobbet genom att investera i lösningar som håller samma standard och användarupplevelse som vi använder oss av privat. Sätt upp en tydlig vision för hela den digitala arbetsmiljön så att den blir medvetet designad, att ge användarna bästa förutsättningarna för att kunna göra sitt jobb och samverka mellan avdelningar och områden. Användarupplevelsen är avgörande för ett lyckat införande och ett fortsatt användande av ex. en självbetjäningslösning. Om inte användarnas lust att utnyttja teknikens möjligheter finns, så kastas pengarna i sjön.
Självbetjäningens A & O
Vi lever med självbetjäning i vårt privatliv och har gjort under många år nu. Vi beställer mat, gör våra bankärenden, beställer taxi, bokar resor mm. På samma självklara sätt kan vi införliva självbetjäningens fördelar i arbetslivet. Det handlar om att kratta gången framför medarbetaren, så de kan utföra sitt arbete på bästa sätt. När vi tar bort manuellt arbete och personberoenden och ger makten till slutanvändaren kan vi som organisation få bort frustration över att det tar lång tid att utföra enkla uppgifter, beställa saker eller få tillgång till verktyg eller funktioner.
På samma sätt ges medarbetaren som tidigare utförde manuella arbetsuppgifter möjligheten till frihet och mer utvecklande arbetsuppgifter. Men även om självbetjäning idag är en självklar del i vårt privatliv kan det vara en resa för att få det att bli en naturlig del av arbetet – en pedagogisk resa. Det innebär en beteendeförändring att börja göra saker på ett nytt sätt. I vissa fall förändras vi automatiskt, eftersom det nya arbetssättet är efterlängtat och känns självklart. I andra fall kan kommunikation och ledarskap vara avgörande för att få ett nytt arbetssätt att fungera och bli produktivt. Kanske hotar ett automatiskt flöde en inarbetad roll och funktion och medarbetaren behöver förstå fördelarna med förändringen – ”what´s in it for me?”.
Kom igång med automatiserad självbetjäning!
Gå på skattjakt
Hitta skatterna i din organisation som uppmuntrar till innovation och ökad produktivitet. Det kan vara manuella processer som tar lång tid att utföra för få medarbetare men som sparar extremt mycket tid för dem. Det kan vara processer där samverkan och kommunikation är nyckeln till framgång och får bort sub-optimering, dubbelarbete och outnyttjad talang. Det kan vara ett övergripande förändringsarbete på en avdelning eller hel organisation där självbetjäning underlättar för att genomföra förändringen på kortare tid. Det kan vara konkreta kostnadsbesparingar som ger upphov till ökad lönsamhet. Det är helt enkelt bara fantasin som sätter gränserna!
Kundcase: Läs hur Södra skogsägarna lyckades automatisera sina digitala processer!
Lagom är bäst
När du sedan skall börja lansera de första självbetjäningstjänsterna som ger den där WOW-effekten i din organisation, leverera dem då i lagom portioner och tillräckligt färdiga för att skapa nytta och värde. Anamma lagom-är-bäst-principen och ta fram svensken i dig. Försök att hitta de saker som gör mest ont för flest medarbetare, eller de saker som gör mest ont för er som IT-avdelning men ger mest lättnad för användarna. I nästa version av tjänsten kan ni arbeta vidare på användbarheten för att till sist göra den älskvärd och något ingen av era medarbetare kan leva utan!
Lycka till!
/Zervicepoint-teamet
