Zervicepoint logo svg format

Kom igång med automation – Steg för steg-guide

Innehållsförteckning

Vad betyder automation?

Automation är en process där man använder teknik för att minimera mänskligt arbete. Huvudfokuset med automation är att påskynda processer genom att automatisera återkommande manuella uppgifter.

Fördelar med automation

Det finns många fördelar med automation. Några av de största är:

  • Spara tid – Genom att ta bort återkommande manuella arbetsuppgifter sparar du tid, tid som du kan lägga på viktigare saker.
  • Minimerar antalet fel – Fel kan ta lång tid att åtgärda, det kan också kosta företaget mycket pengar. Att inte göra fel är omänskligt, men inom automationens värld sker det aldrig om den är korrekt uppsatt.
  • Ökar trivseln hos medarbetarna – Automation minskar risken att personalen blir uttråkad på grund av återkommande manuella uppgifter.
  • Spara pengar – Automation sparar pengar genom tid, tid som personalen annars skulle behöva lägga på manuella processer, samt tiden det tar att lära upp nya medarbetare.

Kom igång med automation

För att komma igång med automation är det viktigt att du gör ett noggrant förarbete. Börja inte automatisera en process utan att veta vilket värde det kommer medföra. Följ dessa sex steg för att underlätta ditt kommande arbete.

1. Identifiera processer

Alla processer är inte lämpade för automation. Du behöver hitta de processer som är värda att automatisera. Processer som är tidskrävande, återkommande, kräver mycket resurser samt resulterar i många fel, är de första processerna du borde titta närmare på.

För att underlätta ditt förarbete har du här en prioriteringskarta som du kan använda för att identifiera vilka processer ni ska fokusera på. Processerna som görs ofta och av många är oftast de processer som organisationen får störst vinning av att automatisera, det vill säga de processer som ni bör fokusera på. 

prioriteringskartan

Ladda ner prioriteringskartan

Steg 1. Brainstorma

Se till organisationens helhet. Brainstorma kring repetitiva uppgifter där många är involverade, t.ex. som begäran om tillgång till olika verktyg, olika godkännandeflöden och fikabeställningar.

Steg 2. Skriv ner

Notera uppgifterna, baserat på hur ofta och hur många som är involverade i varje ruta.

Steg 3. Prioritera

Bara för att saker och ting görs frekvent behöver det inte betyda att automation är rätt väg. Uppgifter som utförs ofta och av få hamnar i rutan vid farozonen!

Steg 4. Samla ihop

Sortera fram godbitarna, till exempel de uppgifter som många ofta gör. Här får du också koll på saker som få gör mer sällan. Summa summarum, lägg ingen energi på att automatisera sånt som händer väldigt sällan!

2. Utvärdera valda processer

Utvärdera och leta efter fel i nuvarande process. Automation kan göra livet enklare för dig. Men eftersom den endast gör det den blir tillsagd att göra, är det viktigt att du tar itu med befintliga problem innan arbetet påbörjas. Du behöver också utvärdera potentiella risker med att automatisera en process. Hur är säkerheten? Är det någon känslig data som ska automatiseras?

3. Räkna på fördelarna med automation

Efter att ha valt vilka processer du vill automatisera är det viktigt att räkna på det. Automation kommer med en kostnad. Därför är det viktigt att göra ett business case för att ställa kostnaderna mot lönsamheten. Testa vår automationskalkylator för att se hur mycket tid och pengar du skulle kunna spara.

4. Sätt ihop ett automationsteam

Välj rätt personer till ditt automationsteam. Skapa ett team som är innovativa, disciplinerade och som kan implementera långvariga automationer. Hur många, samt vilka roller och kunskaper du behöver ha i teamet beror helt och hållet på organisationens storlek, komplexiteten i processerna och dina mål med automatiseringen.

5. Förbered organisationen

När du har identifierat vilka processer som ska automatiseras och utvärderat dem, är det dags för förberedelse. Kom ihåg att det inte är verktygen som gör den digitala transformationen lyckad, utan det är människorna inom organisationen som är nyckeln.

Involvera hela organisationen. Skapa nya roller och ansvarsområden. Planera utbildningar som kan hjälpa dina medarbetare att förbereda sig. Det kommer minska medarbetarnas oro och göra det enklare för dem att anpassa sig för vad som komma skall.

6. Välj automationslösning

Det är dags att välja automationslösning. Det viktigaste är att hitta ett som uppfyller företagets och medarbetarnas behov.

Vid val av automationslösning, kom ihåg att analysera och utvärdera både företaget och produkten som de säljer:

  • Verkar det vara ett trovärdigt företag?
  • Vilka företag använder deras produkt idag?
  • Finns det något kundcase att läsa om?
  • Kolla efter flexibiliteten i produkten, Kan du integrera dina befintliga HR, IT och finanssystem?
  • Hur är integritetspolicyn och säkerheten?
  • Hur är användarvänligheten?
  • Hur bra är produkten på automation och självbetjäning?
    • Går det att automatisera processer i företagets samtliga avdelningar?
    • Finns det möjlighet att automatisera komplexa processer?

7. Implementera

Det sista steget i kom igång med automation är implementering. Det är här du sätter upp dina första automationer och början på ditt nya liv inom självbetjäning och automation.

När du börjar med automation, börja smått. Automatisera inte allt på en och samma gång, utan ta en process i taget och öka sedan successivt. Börja med att välja en process som har minimal påverkan på företaget om automationen skulle gå fel.

När du har säkerställt att allt fungerar och du är nöjd med flödet i automationen, är det bara att fortsätta automatisera nästa process.

Slutord

Nästa steg är som sagt att automatisera fler processer så ditt företag fortsätter att växa. Tänk på att alla processer inte är värda att automatiseras. Utvärdera värdet och ta de processer som sparar mest pengar och tid för medarbetarna och företaget. Svårt att veta vart du ska börja? Låt dig inspireras av hur en perfekt preboarding kan se ut, eller börja med att skapa en automatiserad onboarding-process.

Är det dags att välja automationslösning? Vi på Zervicepoint har byggt en flexibel produkt för självbetjäning och automation som gör det möjligt för dig att integrera dina befintliga system. Den är både säker och användarvänlig. Vill du veta mer om oss som företag eller om vår produkt, boka ett demomöte med mig så berättar jag gärna mer.

/Mathias

Nu finns kartan redo att laddas ner i din inkorg.

Hittar du inte mailet? Titta i skräpposten.