Zervicepoint logo svg format

Offboarding checklista – avsluta på ett snyggt sätt

Innehållsförteckning

När en anställd lämnar en organisation på grund av uppsägning eller någon annan anledning måste flera aktiviteter genomföras. Om viktiga saker då glöms bort, som att ta bort åtkomst och rättigheter eller att samla in dator och mobiltelefon, kan det få allvarliga konsekvenser för företaget.

Det är då en checklista för offboarding kommer in i bilden.

Syftet med en checklista för offboarding

Det första intrycket är viktigt, men det är även det sista. Syftet med en offboarding checklista är inte bara att säkerställa överföring av kunskap, utan det handlar också om att avsluta snyggt.

En välstrukturerad offboardingprocess med en checklista för att hålla koll på allt som ska göras kan förenkla vardagen för HR, IT och andra delaktiga avdelningar. Det säkerställer också att inget glöms bort.

Målet är att medarbetaren ska få en bra upplevelse och en trevlig sista tid på företaget, samtidigt som du tar tillfället i akt och samlar in feedback för att ständigt förbättra medarbetarupplevelsen på ditt företag.

Offboarding HR – checklista

HR har en väldigt viktig roll i offboardingprocessen. Det är viktigt att någon är ägare av processen och det brukar allt som oftast vara HR. Men oavsett vem eller vilken avdelning ansvaret ligger på, är det dennes uppgift att kontrollera så processen följs och att deadline hålls.

Offboarding checklista för HR-avdelning

Ladda ner den fullständiga checklistan

  1. Formellt ta emot och acceptera uppsägning, utfärda ett skriftligt uttalande för medarbetarens uppsägning samt signera om det behövs.
  2. Kommunicera uppsägningen till ekonomi, IT och eventuellt andra involverade avdelningar så snart som möjligt.
  3. Uppdatera intranät och annan företagsinformation
  4. Skicka eventuellt ut exitenkät till medarbetaren
  5. Gå igenom samtliga steg i offboardingprocessen och kontrollera att inget har glömts bort.
  6. Tacka medarbetaren och avsluta förmåner.

Offboarding chef – checklista

Chefens uppgift i en offboarding brukar oftast vara att se till så medarbetaren får en minnesvärd sista tid på företaget. Se till att föra en öppen dialog med ditt team för att behålla positiviteten och fånga upp orosmoln när de kommer.

Offboarding checklista för chefer

  1. Meddela teamet och personer som medarbetaren jobbar tillsammans med. Kommunicera följande:
    • När är sista anställningsdagen
    • Vem ska ta över medarbetarens arbetsuppgifter?
    • Hur snart kan vi få in en ersättare?
  2. Skapa en plan för hur kunskapsöverföringen ska genomföras. Chefer och HR bör överväga det faktum att mer invecklad kunskap kommer att ta längre tid att överföra. Det kan vara bra att medarbetaren skriver ner följande saker:
    • Viktiga kontakter
    • Användbart material
    • Status för pågående projekt
    • Saker som ska göras och prioriteringen på dem
  3. Genomför exitintervju – Det är värdefullt att samla in feedback varför en medarbetare väljer att lämna och vad de tror att din organisation kan förbättra. Baserat på den feedback du får kan du skapa en plan för att göra lämpliga åtgärder eller följa upp där det behövs.
  4. Avtackning – Medarbetaren har lagt ner mycket tid och kraft på sitt jobb, och de förtjänar en ordentlig avtackning. Visa din uppskattning genom att anordna en avtackning och ge medarbetaren en avtackningspresent.
  5. Boka in teamet på en avtackningslunch/fika.

Offboarding ekonomi – checklista

Ekonomi har också en betydande roll i offboardingprocessen. Det kan ta tid att gå igenom eventuella utbetalningar och dylikt. Se till att meddela ekonomiavdelningen i god tid för att minimera risken för förseningar i processen.

Offboarding checklista för ekonomi-avdelning

  1. Skulder och återbetalningar – betala ut eventuella skulder eller återbetalningar som till exempel semesterdagar.
  2. Kontrollera också om medarbetaren har några skulder som ska betalas till företaget som förtidssemester etc.
  3. Uppdatera system och konton.
  4. Gör sista utbetalningen.

Offboarding anställd – checklista

Även den anställda själv har en roll i offboardingen. Många personer som säger upp sig vill också avsluta på ett snyggt sätt. Låt medarbetaren vara delaktig i offboardingen, men undvik att belasta hen med en massa pappersarbete.

Offboarding checklista för anställda

  1. Eventuellt signera uppsägning.
  2. Dokumentera det dagliga arbetet.
  3. Kunskapsöverföring – lämna över viktiga kontakter, filer och dokumentation till efterträdaren.
  4. Fyll i exitenkät och/eller genomför ett exitsamtal med chef/HR.
  5. Lämna tillbaka mobil, dator, etc.

Offboarding IT – checklista

IT har den största rollen i offboardingen när det kommer till säkerhet och åtkomster. Är det inte tydligt vad IT ska göra i offboardingen kan det bli kostsamt för företaget att åtgärda eventuella problem som uppkommer.

Offboarding checklista för IT-avdelning

  1. Se till att samla in företagets utrustning och tillgångar. Det säkerställer också att företagets varumärke inte blir felaktigt representerat. Gå igenom medarbetarens inventarielista och samla in:
    • dator och mobiltelefon
    • nycklar och id-kort
    • parkeringsbricka
    • uniformer
    • kreditkort
    • Tjänstebil etc.
  2. Avsluta konton och ta bort åtkomster – Genom att ta bort åtkomster till program och system förhindrar du att före detta anställda har tillgång till känslig information. Tänk på att:
    • uppdatera lösenord
    • avsluta licenser
    • ta bort åtkomster
  3. Vidarebefordra mail och sätt upp autosvar – Omdirigering av e-postmeddelanden eller samtal kommer att underlätta kommunikationen med kunder och medarbetare.
  4. Uppdatera företagets webbplats och ta bort medarbetarens namn när hen gör sin sista dag.

Nu finns checklistan redo att laddas ner i din inkorg.

Hittar du inte mailet? Titta i skräpposten.