Onboarding av nyanställda – allt du behöver veta

Onboarding betyder?

Ordet onboarding betyder omborda och syftar på att introducera nyanställda till ett företag och dess kultur, samt att förse dem med de verktyg och information som de behöver för att göra ett bra jobb.

Även om onboarding till stor del handlar om att göra nya medarbetare bekanta med sin arbetsplats, finns det också andra tillfällen då en onboarding kommer väl tillhands. Till exempel när en medarbetare byter tjänst inom företaget, denna process kallas då istället för “crossboarding”.

Onboardingens alla steg

1. Rekryteringsprocessen

Onboardingprocessen börjar när en potentiell kandidat läser jobbansökan eller när hen får det första intrycket av ditt företag.

När du skapar jobbannonser för att locka till dig de bästa kandidaterna säljer du även in ditt företag som en bra arbetsplats att jobba på. Var tydlig med rollens förväntningar och kompetensen hos din ideala kandidat. Tänk också på att förmedla vad din organisation erbjuder, både i form av exempelvis företagskultur och förmåner.

Rekryteringsprocessen består av allt från att lägga upp jobbannonser på relevanta webbplatser till att samla in och gå igenom ansökningar, intervjuer och till sist välja ut rätt kandidat för den lediga tjänsten.

Att rekrytera någon kräver mycket arbete, företag utan en bra rekryteringsprocess tenderar ofta att göra kostsamma felrekryteringar. Läs vår snabbguide till en effektiv rekryteringsprocess!

Tips för rekryteringsprocessen

• Attrahera relevanta kandidater. Du vill nå personer som delar dina värderingar, passar bra in i företaget och som kommer att bidra med relevant kompetens till din organisation.
• Kommunicera tydligt vad din organisation letar efter i varje roll du rekryterar. Vem är den perfekta kandidaten? Vilka färdigheter, kunskaper eller intressen ska personen ha?
• Skapa ett positivt första intryck och se till att varje kandidat går från intervjun med en förståelse för vad ditt företag står och verkar för.

2. Preboarding

Preboardingprocessen innefattar allt från att ta fram anställningsavtal till att skicka välkomstmail, beställa utrustning, nycklar och kläder, skapa upp konton och licenser, ge behörighet och åtkomster, ta fram välkomstpaket, m.m. Processen sträcker sig fram till att medarbetaren gör sin första dag på kontoret.

Se till att skapa en preboarding checklista för att inte glömma bort viktiga steg.

Syftet med preboarding är att förbereda medarbetaren, göra hen bekväm, förväntansfull och nyfiken på vad som komma skall.

Fördelarna med en lyckad preboarding är många, se därför till att lägga ner den tid som krävs för att göra den effektiv och användarvänlig. Läs 7 tips för att skapa en perfekt preboarding!

Tips för preboardingprocessen

• Börja preboardingen med ett välkomstmail. Tänk på att det inte behöver vara ett formellt mail! Låt istället din organisations personlighet lysa igenom. Inkludera information om teamet, medarbetarnas intressen eller annan rolig fakta om kollegorna eller företaget.
• Bibehåll kommunikationen under hela processen. Se till att hålla medarbetaren förväntansfull och nyfiken. För att göra första dagen mindre nervös kan du, om möjligheten ges, låta medarbetaren träffa sina nya kollegor i en avslappnad miljö innan anställningsdagen. Det kan till exempel vara en AW eller någon rolig aktivitet.
• Se till att förbereda både nyanställda och dina medarbetarna. Se till att allt är klart innan medarbetaren gör sin första dag på jobbet. Glöm inte att skicka ett introduktionsschema som omfattar första arbetsdagen så att samtliga är förberedda på vad som händer.

3. Onboarding – introduktion

Introduktionen handlar inte enbart om att förse den nyanställda med information. Det handlar också om att bygga upp relationer och se till att personen kommer in i teamet, rollen och företaget på ett bra sätt.

Introduktionen börjar när medarbetaren gör sin första arbetsdag. Den kan innehålla allt från att fixa i ordning skrivbord, till att logga in på diverse system, anordna välkomstfika, rundtur på kontoret, boka möten med relevanta personer osv.

Få inspiration på vad som kan ingå i en introduktion genom att läsa inlägget onboarding checklista.

Att få en ordentlig introduktion har många fördelar. För det första kommer det innebära att personen blir produktiv snabbare, för det andra ökar det trivseln och chansen att personen stannar kvar längre inom företaget.

Läs guiden framgångsrik introduktion av nyanställda!

Tips för onboardingprocessen – introduktion

• Leverera en personlig upplevelse som hjälper den nyanställda att känna sig välkomnad och uppskattad.
• Gör inte första dagen överväldigande för medarbetaren. Den första dagen bör fokuset vara på introduktioner, förmedla positiva intryck, lära känna kollegor och den första titten på vad personen kommer att arbeta med i sin nya roll.
• Tilldela en onboarding-kompis. Det här är go-to-personen att vända sig till när den nya medarbetaren har frågor under sina första veckor.

4 Onboarding – utbildning

Utbildningsfasen handlar om att lära upp nyanställda och se till att de får den utbildning och stöd de behöver.

Se till att hålla din “knowledge base” uppdaterad med den senaste informationen och guiderna. Kom ihåg att hålla utbildningsmaterialet inspirerande så det blir roligt för medarbetaren att lära sig. Få variation genom att erbjuda både artiklar och videos för att minska risken för att man ska uppleva det som enformigt.

Tips för onboardingprocessen – utbildning

• Gör informationen lättillgänglig. Nyanställda ska inte behöva lägga tid på att leta efter material, eller behöva rådfråga vilket material som är aktuellt. De ska kunna lägga all fokus på utbildningen.
• Främja lärandet i egen takt. Att låta medarbetare välja själv när, hur och var de vill göra en specifik utbildning, öppnar upp dörren för en mer självständig och produktiv inlärningsmetod.
• Stressa inte igenom processen. Se till att avsätta den tid som behövs för att göra en grundlig utbildning.

5 Onboarding – utveckling

Sluta inte med onboardingen efter en månad. Fortsätt med att utveckla medarbetarna och investera tid och resurser i dem. Överväg att göra 3 månaders, 6 månaders och 1 års incheckningar för att stämma av hur de mår och hur det går.
Kombinera avstämningarna med frågeformulär för att fånga upp potentiella förbättringsåtgärder. Tips på frågor som du kan inkludera är:

1. Känner du att du är uppskattad av företaget?
2. Känner du att företaget uppfyller dina förväntningar?
3. Upplever du några problem med företagets teknik eller arbetsrelaterade verktyg?
4. Känner du att du har de verktyg och resurser du behöver?
5. Har du gått igenom dina mål med din handledare?
6. Känner du att du gör framsteg mot dina mål?
7. Känner du till företagets strategiska mål för framtiden?
8. Har du några tankar om hur vi kan göra vår onboardingprocess bättre?

Tips för onboardingprocessen – utveckling

• Glöm inte bort att inhämta feedback. Det är viktigt att hitta farhågor i tid, och det gör du enklast genom att ha en öppen och ärlig dialog med medarbetarna.
• Sätt upp karriärmål. Håll medarbetarna motiverade genom att göra det tydligt vad hens personliga mål är och vad du kan göra för att öka chansen att uppnå dem.
• Uppmuntra till utbildning. Se till att öppna upp möjligheterna för medarbetarna att förbättra sina nuvarande kunskaper.

Så skapar du en bra onboarding

Även om ditt företags onboardingprocess bör vara unikt anpassad för din organisation, låt oss sammanfatta några av de viktigaste komponenterna du bör tänka på:

• Starta onboardingprocessen så fort som möjligt. Ta hand om pappersarbete och håll tät kontakt innan medarbetarna börjar.
• Skapa en onboardingplan. Den bör täcka specifika steg som innefattar medarbetarnas första veckor och sträcker sig över deras första tre till sex månader.
• Ge dina nyanställda ett varmt välkomnande. Skicka ett välkomstmail från VD eller en video från deras nya team. Ta ut dem på lunch på deras första dag, och se till att kommunicera i förväg vem deras handledare kommer att vara.
• Ha deras arbetsplats redo innan deras första dag. Se till att nyanställda känner sig välkomna och uppskattade – redan från början.
• Gå igenom medarbetarnas roll och arbetsuppgifter. Visa varför deras roll och arbete är viktigt för företaget och teamet. Gå igenom eventuella karriärmöjligheter, sätt upp mål och boka in regelbundna avstämningar.
• Gå igenom system och arbetssätt. Håll en kort introduktion för tidrapportering, hur man ansöker om semester eller meddelar sjukfrånvaro. Var noga med att gå igenom alla program och system som är relevanta för medarbetarna.
• Stressa inte fram deras produktivitet. Innan du tilldelar dem olika projekt och ansvarsområden, ge nyanställda tid att få en grundlig förståelse för deras jobb, ditt företag och hur ni gör affärer.
• Presentera dem för relevanta personer. När dina nyanställda har börjat bekanta sig med jobbet och arbetsmiljön, presentera dem för relevanta personer. Låt dessa personer få förklara sina roller inom företaget och vad deras avdelningar gör.
• Undvik genvägar och att hoppa över steg. Ta dig tid att utbilda dem för att hjälpa till att driva deras produktivitet.
• Automatisera manuella och tidskrävande steg. Lägg tid på att göra onboardingen personlig och lär känna den nya medarbetaren.