Zervicepoint logo svg format

Onboarding välkomstmail – Hur skriver du ett?

Innehållsförteckning

Använd ett välkomstmail för att välkomna nyanställda till företaget. Det är ett bra sätt att visa att du bryr dig om dina nya medarbetare och att du är glad över att ha dem ombord. Att skriva ett välkomstmail till nyanställda är också ett viktigt steg för att skapa en effektiv onboardingprocess.

Vad innebär ett välkomstmail?

Ett välkomstmail är ett meddelande som en arbetsgivare skickar till nyanställda för att välkomna dem till sin nya arbetsplats. Men också för att skapa ett positivt första intryck av företaget, och förse nyanställda med relevant information inför deras första arbetsdag, exempelvis hur de tar sig till kontoret, kontaktperson, agenda för dagen m.m.

Vikten av ett välkomstmail

Att byta jobb kan ibland vara väldigt krävande. Det innebär oftast många intryck och nya personer att lära känna.

Ett välkomstmail är viktigt för att hjälpa nyanställda att känna sig bekväma inför sin första dag på jobbet.

Dessutom är det en möjlighet för nyanställda att lära känna kollegor och teamet i förväg för att bygga upp en relation och gemenskap redan innan första arbetsdagen.

Gör det till en rutin att skicka ett välkomstmail, eller ännu bättre – automatisera processen så att du inte glömmer bort det!

Hur skriver du ett välkomstmail till nyanställda?

Tonen i välkomstmailet bör spegla ditt företags kultur och framstå som varm och inbjudande, samtidigt som en viss professionalism finns med. För att kombinera dessa två komponenter och göra välkomstmailet mer attraktivt, följ dessa fyra tips:

1) Skapa en catchy ämnesrad

Se till att ämnesraden i ditt välkomstmail är så specifik som möjligt, eftersom det är det första som den nyanställda kommer att se. Ange tydligt syftet med meddelandet för att undvika förvirring, men se till att det är beskrivande och engagerande på samma gång.

Här är några exempel på bra ämnesrader:

“Välkommen till [företagets namn] Joel!”

“Låt oss välkomna Annie till teamet!”

“Välkommen ombord Josef! :)”

2) Välj en ton som passar ditt företags personlighet

Ditt välkomstmeddelande bör återspegla den övergripande företagskulturen. Om det är avslappnat, förmedla det med en lämplig ton och var inte rädd för att framstå som vänlig.

Om ditt företags kultur är mer konservativ, använd en sådan ton istället. Var dock försiktig med att inte framstå som stel.

Oavsett vilken ton du väljer att använda i ditt välkomstmail är här några tips att tänka på:

Välkomstmail-onboarding-tonalitet

  • Använd korta och enkla meningar
  • Undvik slang, tekniska termer och byråkratiskt språk
  • Använd aktiva verb och positiva adjektiv
  • Undvik vissa adverb såsom ”mycket”, ”verkligen” och ”extremt” eftersom de kan framstå som överdrivna och icke trovärdiga
  • Var försiktig med CAPS och utropstecken: De kan lätt få ditt välkomstmail att verka för känslomässigt eller för hårt

3) Var visuell

Det är inget fel med att skicka ett traditionell mail. Men om du har möjlighet att använda en stylad e-postmall som passar in i ditt varumärkes riktlinjer, satsa på det.

Du kan till och med ta det ett steg längre och lägga till en välplacerad GIF eller emoji om du vill. Kom ihåg att ett välkomstmail är tänkt att vara en isbrytare, så det är okej att vara lite lekfull.

4) Kontrollera stavning och grammatik

Du får bara en chans att göra ett första intryck, och faktum är att stavfel och andra skrivfel påverkar hur folk ser dig. Ja, det är okej att missa ett eller två stavfel i ett meddelande (vi är trots allt bara människor). Men gör vad du kan för att undvika det i den mån det går.

Det är nog en självklarhet, men dubbelkolla alltid mail innan du skickar dem. Läs dina mail högt för att se till att de inte innehåller några stavfel eller grammatiska fel.

Nu när vi har täckt grunderna, låt oss ta en titt på hur ett välkomstmail för nyanställda kan se ut.

Mall för välkomstmail till nyanställda

För att hjälpa dig att spara tid kan du använda dig av mallen nedan som en grund när du skapar ditt välkomstmail.

Glöm inte bort att anpassa mailet så det stämmer överens med ditt företag och dess kultur.

Ämnesrad: Välkommen till [företagets namn]

Hej [infoga kandidatens namn],

Vi är glada att du har valt att jobba hos oss och ser fram emot att träffa dig den [infoga datum] kl [infoga tid] vid [infoga plats].

Hoppas du är lika förväntansfull som vi är! För att underlätta för dig under din första dag på jobbet kommer här lite praktisk information:

  • När du anländer – ett kort stopp för en morgonkaffe på vår [sätt in lämplig plats: fikarum / cafeteria]! 🙂
  • Därefter besöker du personalavdelningen för att fylla i nödvändiga pappersarbeten.
  • När du är klar där ser vi till att få i ordning ditt skrivbord, konfigurera dina konton, telefon och dator.
  • Sedan kommer du att ha en kort onboarding-presentation med vårt personalteam som kommer att presentera företagets policyer, kultur, mission och vision, anställdas förmåner etc.
  • Därefter kommer du att träffa din [infoga lämplig roll: handledare / team lead / chef / etc. ] som kommer att informera dig om din nya position.
  • Vid lunchen kommer du att träffa dina nya kollegor i en avslappnad atmosfär.

Tveka inte att kontakta mig via e-post [infoga din e-postadress] eller telefon [ange ditt telefonnummer].

Vi ser fram emot att träffa dig på din första dag!

Vänliga hälsningar,
[infoga företagets namn]

Sammanfattning

Ett välkomstmail ska bidra till att skapa spänning, men bör också spegla företagets kultur och ton. Men viktigaste av allt, välkomstmailet bör innehålla all information du vill att dina nyanställda ska veta innan de börjar.