Arbetsflöden är en viktig tillgång för alla organisationer som vill få så mycket gjort med så lite ansträngning som möjligt. De systematiserar det dagliga arbetet så att du kan lägga mindre tid på att manuellt hantera arbetet – samtidigt som du kan fokusera på viktigare arbetsuppgifter. Men, oavsett hur väl ett arbetsflöde är utvecklat så kan problem uppstå som resulterar i sänkt produktivitet. Exempel på sådana problem kan vara bristfällig information, felaktiga riktlinjer eller en oorganiserad verksamhet.
Därför behöver arbetsflöden vara effektiva och byggda på ett sätt som visar goda resultat på kortast möjliga tid. Det kan man göra genom att ta bort ’onödiga’ aktiviteter i flödet som inte bidrar med effektivitet. Man bör även göra det enkelt att dela information, så att det går snabbare att fatta beslut samt kontinuerligt analysera arbetsflödena för att avgöra var de kan förbättras. För att förbli en toppspelare i branschen du verkar i, nå dina organisatoriska mål och öka dina intäkterna är det viktigt att fokusera på att effektivisera dina arbetsflöden så att de ger de resultat som krävs för att hålla konkurrenskraften uppe.
Automatisera och effektivisera dina arbetsflöden
Effekten av arbetsflöden ligger till största delen i människan och processerna. I och med att vi alltför ofta fokuserar på dessa, så förbiser vi även tekniken som får den moderna processhanteringen att fungera. En fråga att då ställa sig är; hur mycket plats får tekniken egentligen ta? För oss är svaret ’mycket’.
På marknaden finns diverse verktyg för automation av arbetsflöden. Används de på ett korrekt och smart sätt hjälper de oss bl.a. att:
- ta bort onödiga steg i våra processer
- få projekt att flyta på smidigare
- kommunicera både inom och utanför organisationen
- integrera med andra verktyg och system.
Du kommer enklare att nå dina uppsatta mål och på så sätt utveckla din verksamhet i en snabbare takt.
Tips för att förbättra dina arbetsflöden
Oavsett hur effektiva dina arbetsflöden är just nu, så kommer det alltid att finnas plats för förbättringar som gör att du löser nya problem och utmaningar. Här kommer några praktiska tips som du kan använda för att få dina arbetsflöden att gå snabbare, bättre och mer effektivt.
1. Ditt team
För att skapa ett effektivt arbetsflöde så behöver du ha ditt team med på tåget redan när du börjar packa väskorna. Det krävs att alla är engagerade och medvetna om vad målet är, så att information kan flöda fritt och din organisation tar er framåt som en helhet.
Detta kan ni enkelt åstadkomma genom att använda ett projektverktyg som får samtliga team-medlemmar att vara aktiva. Exempel på sådana verktyg är;
Att få ditt team att agera utifrån samma position gör det enklare att behålla ett renare flöde och era mål kan nås utan massa onödiga frågetecken på vägen. Det blir enklare för både dig själv och ditt team att hantera arbetet – människor får arbetflöden att fungera.
2. Dokumentation
Oavsett hur bra och välutvecklade dina arbetsflöden är, så kommer de aldrig bli tillräckligt värdefulla om du och ditt team ändå behöver använda manuell påläggning. I genomsnitt spenderar du 2,5 timmar per dag på att leta efter dokument och filer som du behöver för att få ditt arbete gjort. Det betyder att ungefär 30 % av den totala produktionstiden ägnas åt att leta efter information som du och ditt team behöver för att få arbetet gjort.
För att du och ditt team ska bli mer effektiva och spendera mer tid på relevanta arbetsuppgifter, så behöver ni se över er dokumenthantering. Det kan ni göra genom att tydligt definiera vad teamet behöver för att utföra sitt arbete på bästa sätt, välja något verktyg som samlar er dokumentation på en och samma plats, för att sedan koppla på automation som eliminerar den manuella påläggningen.
3. Förbättra arbetsflödet
Dina arbetsflöden fungerar som bäst när du kontinuerligt analyserar dem för att se vad som fungerar, vad som inte fungerar och vad som kan förbättras. Det betyder att du behöver ha stenkoll på dina arbetsflöden för att manuellt kunna granska dem och för att kunna identifiera problemen. Var inte rädd för att förfina flödena och fortsätt även att testa och förbättra dem, för att försäkra dig om att de fortfarande uppnår de angivna resultaten. När du kontinuerligt utvärderar dina flöden, så blir det enklare att ta bort onödiga och ineffektiva steg som sinkar processen.
4. Automatisera arbetsflödet
När ditt team är i full gång med sitt friktionsfria arbete, all dokumentation är på plats och arbetsflödet är definierat ut i fingerspetsarna – då är det dags för ’automagi’. Varför inte ta tjuren vid hornen och automatiskt – genom ett få antal godkännanden – låta arbetsflödet sköta sig själv?
Oavsett om du arbetar inom t.ex. IT, HR eller ekonomi så finns det ett flertal lösningar för att göra dig och ditt team så produktiva ni bara kan bli. Ett automationsverktyg som Zervicepoint gör dina arbetsflöden enklare, snabbare och mer effektiva.
Testa Zervicepoint här.
