Innehållsförteckning
Vad är offboarding?
Offboarding är processen då en anställd avslutar sin nuvarande tjänst, det kan exempelvis bero på avgång, uppsägning eller pensionering. Processen startar när uppsägningen äger rum och avslutas när den anställda gör sin sista dag.
Pre- och onboarding avser att hjälpa en nyanställd att komma in i företaget, medan offboarding inriktar sig på den sista tiden som medarbetaren har kvar inom bolaget.
Varför är offboarding viktigt?
Även om offboardingprocessen kan verka onödig att lägga tid på när en medarbetare ändå ska sluta – är det i själva verket tvärtom. Fördelarna med en effektiv och strukturerad offboarding är många, nedan kan du ta del av flera.
- Minska ekonomiska förluster – utan en offboardingplan kan det uppstå situationer då företaget fortsätter betala för den anställdas förmåner och licenser, trots att personen inte längre jobbar kvar på företaget.
- Undvik juridiska påföljder – samla in och underteckna rätt dokument efter avgång eller uppsägning, detta hjälper till att undvika risken för rättsliga påföljder.
- Förbättra säkerheten – var noga med att medarbetaren lämnar tillbaka företagets tillgångar, avsluta konton och ta bort behörigheter för att undvika att känslig information kommer ut och hanteras på fel sätt.
- Hantera övergången sömlöst – vem tar över när den anställde har lämnat, och hur kommer teamet att hantera övergången? Svaren på frågor likt dessa besvaras i offboardingprocessen.
- Samla in feedback – att anställda slutar är ofta en tung kunskapsförlust för företaget. Lyssna på medarbetarnas åsikter och ta del av deras förbättringsförslag, detta kan vara mycket värdefullt för företagets utveckling.
- Bibehåll en god relation – avsluta på bästa möjliga sätt, se till att medarbetaren känner sig respekterad och uppskattad för tiden i företaget. Kanske korsas era vägar igen och en framtida återanställning är aktuell. Se därför till att personen får en bra sista tid som anställd.
- Före detta medarbetare är ambassadörer – att avsluta på ett mindre bra sätt kan få stora konsekvenser för företaget. Rykten sprids snabbt och en potentiell medarbetare kanske tackar nej på grund av vad den har hört.
Vanliga misstag vid en offboarding
- Behandlar personen som har sagt upp sig på ett mindre bra sätt
- Överväldigar medarbetaren med extra arbete under uppsägningstiden
- Att man som chef tar uppsägningen personligt och känner sig sviken
- Genomför inget exitsamtal eller rusar igenom det
- Tar inte reda på varför den anställda säger upp sig
- Kommunicerar inte ut nyheten till berörda avdelningar och medarbetare
- Nedprioriterar eller glömmer bort kunskapsöverföring med ersättaren
- Glömmer bort att samla in all utrustning, ta bort licenser och ändra behörigheter för konton och system
Tips för att skapa en minnesvärd offboarding
Att skapa en minnesvärd offboarding behöver inte vara svårt – det handlar främst om att sätta medarbetaren i fokus! För att kunna göra det behöver du avsätta tid för det i din redan fulla kalender, vilket oftast blir problematiskt med tanke på att jobbhögen växer och blir ännu större när en medarbetare säger upp sig.
För att få en rymligare kalender behöver du skapa en effektivare offboarding – där du minimerar tidskrävande arbetsuppgifter och har en tydlig plan för vad som ska göras. Har du inte redan det kommer här några konkreta tips på vad du kan göra för att skapa en minnesvärd offboarding:
Kartlägg offboardingprocessens alla steg
För att veta vad som ska göras och av vem, är det viktigt att gå igenom steg för steg hur processen ser ut. Rita upp processen med hjälp av en processkarta för att visuellt och tydligt få en överblick över processens alla steg. Här kan man med fördel ta hjälp av företagets pre- och onboarding-process, för att se vilka steg som finns med när en anställd börjar på företaget.
Ett exempel på hur offboardingprocessen kan se ut:
Ladda ner processkartan för offboarding
- Ladda ner processkartan som PDF
- Processkartan skickas till din mail
- Möjlighet att redigera alla fält
- Ladda ner processkartan som PDF
- Processkartan skickas till din mail
- Möjlighet att redigera alla fält
Skapa checklistor för samtliga avdelningar
För att inte glömma bort viktiga steg i offboardingen är den klassiska checklistan nyckeln till framgång. Det måste vara tydligt för varje avdelning vad som ska göras när en anställd slutar. Likaså är kommunikationen mellan avdelningarna A och O. Alla inblandade behöver få informationen i tid, så förberedelserna kan bli så bra som möjligt.
En rekommendation är att både skapa en övergripande checklista och en för varje avdelning. Varför en övergripande lista är viktigt är för att processen behöver ha en ägare som håller ihop allt, och som ser till att tidsplanen följs. Då processen berör många olika avdelningar blir det oftast svårare att samköra om inte någon har stafettpinnen.
Använd uppsägningstiden på rätt sätt
Att det förekommer långa uppsägningstider är idag relativt vanligt. Det betyder att tiden du och den anställda har kvar tillsammans kan vara veckor eller till och med månader. Det kan innebära stora förluster för företaget både kunskapsmässigt och ekonomiskt om inte kvarvarande tid används på rätt sätt.
Ha i åtanke att medarbetare som sagt upp sig kan komma att bli återanställda på företaget – men den här gången med mer erfarenhet och kunskap i bagaget.
Bibehåll en god relation med medarbetaren
Precis på samma sätt som att du bara har en chans att göra ett bra första intryck, får du också möjlighet att göra ett bestående sista intryck. Se till att visa uppskattning för er tid tillsammans. Även om omständigheterna kanske inte alltid är så trevliga, kan du fortfarande se till att situationen hanteras proffsigt och med respekt.
”En nöjd före detta anställd kan vara en vandrande reklamskylt för ditt företag.”
Det är inte bara dina nuvarande anställda som är dina varumärkesambassadörer utan det kan även vara före detta medarbetare. Därför är det extra viktigt att ta tillvara på den sista tiden tillsammans med personen vars tjänst ska avslutas.
Glöm inte bort kunskapsöverföring
Se till att personen som avslutar sin nuvarande anställning utbildar sin efterträdare. När personen slutar försvinner också kunskapen med den, därför är det extra viktigt att avsätta tid för överlämning. Här är några punkter som du kan använda för att få med det viktigaste vid en överlämning:
- Dokumentera det dagliga arbetet
- Finns det några nuvarande eller kommande projekt? Om ja,
- Vad är medarbetarens roll
- Vilka uppgifter har hen?
- När ska saker och ting göras?
- Överlämning av material, filer och dokument
- Dela betydelsefulla personers kontaktuppgifter
- Finns det några system som efterträdaren behöver ha tillgång till?
Håll ett exitsamtal med medarbetaren
Det är vanligt att se exitsamtal som en meningslös formalitet. Men när det görs på rätt sätt kan det ge otroligt värdefulla insikter över organisationens styrkor, svagheter och förbättringsmöjligheter. Några frågor som kan vara värda att ställa är:
- Hur har jobbet levt upp till dina förväntningar som du hade när du började?
- Har du fått de resurser och stöd som har behövts för att göra ditt jobb effektivt?
- Skulle du rekommendera företaget till vänner och bekanta som söker jobb?
- Varför eller varför inte?
- Finns det något som kunde ha gjorts annorlunda för att få dig att stanna kvar?
- Hur har din relation varit med chef och kollegor?
- Finns det något vi kan göra för att förbättra oss?
Det är viktigt att ta all kritik på allvar. Lyckas du hitta och vidta åtgärder för att skapa en bättre arbetsplats kommer det gynna dina medarbetare, och fler kommer att stanna inom företaget.
Samla in dator, mobiltelefon, nycklar etc.
Vid en offboarding är det förvånansvärt många företag som misslyckas med att få tillbaka all utrustning från medarbetaren. Det kan vara allt från dator och mobiltelefon till passerkort och nycklar. Det kan ofta bero på att det inte förs någon inventarielista. Vilket i sin tur leder till att företaget inte har någon koll på all utrustning som används och av vem. Var därför noga med att alltid:
- Utse en ansvarig person för företagets utrustning
- För en inventarielista över vem som har vad
- Se till att listan gås igenom och bockas av när en anställd slutar
Avsluta konton, licenser och behörigheter
När det gäller cybersäkerhet och intrång är det flera fall som går att härleda tillbaka till före detta anställda. Systemåtkomsten för dessa personer kanske glömdes bort för att företaget saknade en offboardingprocess. Ta därför cybersäkerhet på största allvar och se till att konton och behörigheter tas bort i tid. Inte minst också för att förhindra läckage av värdefull företagsinformation.
Digitalisera och automatisera
Som tidigare nämnt är en av de viktigaste stegen i en offboarding att ägna tid åt medarbetaren som har sagt upp sig, och ta vara på den sista tiden för både den anställda och för företagets skull. Men det är inte alltid lätt att avsätta resurser åt det när stegen i processen hanteras manuellt. I stället för att hantera högar med pappersarbete kan du överväga att ta in en programvara för att förenkla processen, samtidigt som du säkerställer att alla inblandade gör sina uppgifter och inom utsatt tid.
Varför har vi byggt Zervicepoint – för att hjälpa dig att spara dyrbar tid!
Zervicepoint är en automationsplattform som kommunicerar med dina befintliga system och som går att applicera genom hela organisationen. Läs mer om hur du kan använda Zervicepoint till att digitalisera och automatisera dina HR-processer.
Anordna en avtackningslunch eller fika
Tacka av medarbetaren genom en avslutande lunch/fika tillsammans med teamet. Ställ gärna frågan hur hen helst vill bli avtackad, det är ofta en uppskattad gest. Vissa kanske önskar en större avtackning medan andra föredrar något litet och enkelt.
Avsluta snyggt och visa medarbetaren tacksamhet och uppskattning för tiden i företaget.
