Innehållsförteckning
Att skapa en processkarta är det första steget du bör göra för att förbättra dina affärsprocesser. Det kan hjälpa dig att förstå hur en process fungerar, och identifiera ineffektiva moment som kanske inte hade varit enkla att hitta annars.
I en perfekt värld skulle varje affärsprocess dokumenteras med hjälp av en processkarta. Anställda skulle ha allt de behöver för att göra sitt jobb och veta exakt hur de ska utföra varje steg.
Men så är inte alltid fallet – 60% av anställda har svårt att få tag på den information som de behöver för att utföra sitt arbete. Detta tyder på att företag inte gör tillräckligt för att dokumentera och effektivisera sina processer, vilket kan leda till sämre resultat och produktivitet.
Så hur kan du förbättra dina processer? Och hur kan du se till att medarbetarna har den information de behöver?
Att använda en processkarta är ett bra ställe att börja på.
I den här artikeln kommer vi att täcka vad en processkarta är, hur det kan hjälpa ditt företag och hur du skapar en.
Vad är en processkarta?
En processkarta är en visuell representation av en process. Där symboler och text används för att beskriva varje steg i en process.
Vanligtvis ser en processkarta ut som ett flödesschema. Det kan vara allt från ett enkelt flödesschema, till ett mer komplext och tvärfunktionellt flödesschema som sträcker sig över flera avdelningar.
En processkarta kan användas för att dokumentera en pågående process och för att modellera en ny. Dess syfte är att få en detaljerad förståelse över processen och sedan potentiellt förenkla det hela.
Hur hjälper en processkarta ditt företag?
Minskar kostnaderna
En processkarta delar upp varje steg i en process, vilket kan hjälpa dig att identifiera automatiseringsmöjligheter och till följd få lägre driftskostnader.
Ökar transparensen
Med hjälp av en processkarta kan varje teammedlem se vad de behöver göra. Det blir tydligt att se vem som gör vad och hur mycket varje person är involverad i respektive process.
Bättre kunskapsöverföring
När anställda lämnar organisationen tar de med sig sin kunskap. Om den informationen inte dokumenteras är den troligen borta för alltid. Att skapa en processkarta och hålla den uppdaterad hjälper till att bevara företagets kunskaper.
Ökar produktiviteten
När alla vet sin roll i en affärsprocess uppstår det färre misstag och risken att medarbetare gör samma arbete två gånger minimeras.
Förbättrar användarupplevelsen
Medarbetare uppskattar när processer rör sig snabbt, oavsett om det är att beställa en ny dator eller få alla anställningsdokument signerade. Genom att måla upp processens alla steg blir det tydligt att se förbättringsmöjligheter.
Ökar säkerheten
Eftersom varje uppgift i en affärsprocess är tydligt kartlagd med detaljerade arbetsflöden, kan organisationer säkerställa att alla nödvändiga register och dokumentation finns på plats.
5 steg för att skapa en processkarta
Processkartor innehåller värdefull information för ditt företag. De visar hur dina processer faktiskt fungerar, inte bara hur du tycker att de ska fungera.
1. Sätt ett mål
Det första du bör göra är att ställa dig frågan: vad är målet med processen och hur förväntar vi oss att sluresultatet ska bli? Få med dig beslutsfattarna och försäkra dig om att alla är med på banan och strävar mot samma mål.
2. Bjud in relevanta personer
Vilka resurser behövs för att kartlägga processen? Behöver specifika personer eller avdelningar involveras? Tänk på att olika steg kan kräva olika personer. Ett anställningsavtal kan till exempel behöva gå igenom flera godkännandesteg innan ett kontrakt signeras.
3. Samla in nödvändig information
Vilka är de viktigaste stegen i processen? Kommunicera med ditt team och de som faktiskt använder sig av processen idag. Samla in så mycket information som möjligt för att underlätta arbetet framåt. Om något steg innehåller en underprocess, observera det även här.
4. Skissa upp din affärsprocess
Välj ett verktyg för att rita upp din affärsprocess. Det finns ett bra utbud med gratisverktyg på marknaden idag, vars funktionalitet uppfyller det du behöver för att skapa en visuell och tydlig processkarta.
När du har valt ett verktyg är det dags att:
Rita upp vilka avdelningar processen berör
Använd olika symboler i processkartan för att tydligt särskilja vad som är vad
Börja från start till slut och rita upp processens samtliga steg
5. Låt kollegor komma med feedback
Innan du går vidare med implementationen av affärsprocessen är det viktigt att få insikt från andra personer i organisationen. Bjud in medarbetare för att få feedback och försäkra dig om att processen är komplett.
Slutord
Att rita upp en processkarta är med dagens verktyg väldigt enkelt. De flesta verktygen använder sig av drag-and-drop och har färdiga symboler och linjer som du enkelt kan välja mellan, utan att behöva söka i ett stort bibliotek. Det är förarbetet och kartläggningen av processens alla steg som kan vara tidskrävande, men det är också de viktigaste stegen. Gör det noggrant och avsett den tid som behövs för att kartlägga hela processen – och kom ihåg att bjuda med de personer som processen berör.
