Zervicepoint logo svg format

Välj rätt självbetjäningsportal

Innehållsförteckning

Vad är en självbetjäningsportal

En självbetjäningsportal är en webbplats som erbjuder information och resurser för att hjälpa anställda att hitta svar, utföra rutinuppgifter och lösa problem snabbt och enkelt. Syftet med en självbetjäningsportal är att hjälpa anställda hantera vanliga behov effektivt och utan hjälp från till exempel HR eller IT.

Varför behöver du en självbetjäningsportal?

En självbetjäningsportal sparar tid både för arbetsgivare och anställda genom att automatisera och effektivisera administrativa uppgifter. Även om en självbetjäningsportal inte kan ersätta en expert, kan ett väl utformat och distribuerat system befria anställda från vissa rutinuppgifter. Läs om fördelarna varför självbetjäning är viktigt för dina anställda!

Är en självbetjäningsportal rätt för dig?

Att implementera en självbetjäningsportal kan vara ett stort beslut för vissa företag. Innan du tar steget är det klokt att ta fram:

  • Organisatoriska mål för portalen, inklusive hur du ska mäta framgång
  • Design – användarupplevelse och informationsdesign (hur innehållet kommer att kategoriseras och visas)
  • Vilka ämnen kommer att behandlas i portalen och var innehållet kommer ifrån
  • Underhåll, inklusive säkerställande av portalens tillgänglighet dygnet runt och regelbunden granskning och uppdatering av innehållet

Gå igenom vilken inverkan portalen kommer ha på din organisation under respektive fas:

  • Design och implementering
  • Lansering och utbildning
  • Ändringar i roller och ansvarsområden när portalen är live

När du skapar portalen är det viktigt att ha en plan för detta samt ha koll på underhållet för dess dagliga användning. Det är ett viktigt steg för att lyckas.

Läs vår guide kom igång med självbetjäning!

Hur fungerar en effektiv självbetjäningsportal?

Självbetjäningsportalens funktioner och krav varierar från företag till företag. Det finns dock några gemensamma egenskaper bland många självbetjäningssystem, exempelvis:

Kunskapsbas som innehåller vanliga frågor och svar.
Användare kommer till en självbetjäningsportal för att få svar på olika sorters frågor. Oavsett om det är en konsument som vill felsöka en produkt som inte fungerar, eller en anställd som undrar över företagets semesterpolicy, är kärnfunktionen för självbetjäning att ge svar till användarna.

Artiklar och instruktioner är viktiga komponenter i många självbetjäningssystem.
Informationen i den här delen av portalen bör vara organiserad, märkt och sökbar för att göra det enkelt för användarna att hitta det de behöver. Innehållet bör skapas, prioriteras och uppdateras beroende på vad användarna oftast letar efter.

Ge användarna möjligheten att utföra vissa administrativa uppgifter.
Med självbetjäningssystem kan användarna hantera många administrativa uppgifter på egen hand, utan att behöva skicka in ett ärende till servicedesk eller ringa ett telefonsamtal. De administrativa uppgifterna är oftast mer komplexa i anställdas självbetjäningsportaler, som knyter an till HR-system för att möjliggöra användarhantering av personlig information, och vissa aspekter av förmåner och löneadministration.

Säker att använda för att skydda personuppgifter.
Alla självbetjäningsportaler som innehåller personlig användarinformation behöver säkerhetsåtgärder för att hålla den informationen säker. Detta inkluderar alla företag som lagrar användarnas fakturerings- och betalningsinformation eller andra personuppgifter. Personlig information kan hållas säker genom att endast göra den tillgänglig efter att användaren har loggat in.

Hur väljer du rätt självbetjäningsportal för ditt företag?

Att välja rätt självbetjäningsportal för dina anställda är A och O. Stressa därför inte igenom processen, utan gör en noggrann research för att hitta rätt portal för ditt företags ändamål. För att hjälpa dig på vägen kommer här några tips du bör ha i åtanke när du väljer självbetjäningsportal:

Optimera för mobilen

Fler och fler människor använder mobilen på jobbet och din självbetjäningsportal måste ta hänsyn till det. Begränsa inte anställda till att endast få tillgång till självbetjäning via skrivbordet. De bör själva få välja när de vill använda det och från vilken enhet.

Men gör inte bara självbetjäning tillgängligt via mobila enheter – slutanvändarna kräver mer. Mobilanpassa helt enkelt, gör det både bekvämt och enkelt att använda för dina medarbetare.

Det ska vara lätt att använda

Att se till att din självbetjäningsportal är anpassad för organisationen och dess anställda är avgörande. Är portalen inte enkel att använda kommer ingen att vilja använda den heller. Kom ihåg att du gör detta för dina anställda! Självbetjäning kommer innebära att ditt företag sparar tid och pengar, men endast om det används.

Anpassningsbar

Att anpassa din självbetjäningsportal till din organisation kan göra skillnaden mellan en bra upplevelse, och en upplevelse som överträffar dina anställdas förväntningar. Varje organisation är unik och har olika behov. Därför är det viktigt att din självbetjäningsportal är anpassningsbar, så du slipper att anpassa dig till den.

Integrationsvänlig

Försäkra dig om att dina befintliga system fungerar med självbetjäningsportalen. Att börja med självbetjäning behöver inte vara en stor kostnad om det inte innebär att du behöver byta ut dina befintliga system. Du bör också tänka långsiktigt och se över möjligheten att integrera andra system, så du inte hamnar i en beroendeställning när ditt företag växer, eller väljer att byta ut något system.

Slutsats

En självbetjäningsportal är ett mångsidigt verktyg som kan kombinera information med personaliserade tjänster som är tillgänglig dygnet runt för alla dina anställda. En självbetjäningsportal är ett kostnadseffektivt sätt för att öka anställdas produktivitet, få snabbare ärendehantering och en effektivare arbetsvardag.

Är du på jakt efter en självbetjäningsportal? Boka ett kostnadsfritt möte med oss för att ta reda på om Zervicepoint är rätt självbetjäningsportal för din organisation.