Zervicepoint logo svg format

Volvo Car Retail automatiserar sina HR-processer

När Volvo Car Retail bestämde sig för att ta hjälp av Zervicepoint hade de som mål att digitalisera och automatisera HR-processerna on- re- och offboarding. Under tiden som projektet pågick växte också deras ambition att automatisera fler processer.

Innehållsförteckning

Vi har pratat med Marcus Lind, verksamhetsutvecklare på Volvo Car Retail, för att höra om deras resa mot en effektivare arbetsvardag.

Vilka var era utmaningar innan Zervicepoint?

Vår största utmaning har varit att få alla saker på plats när en nyanställd börjar. Det var ingen i bolaget som direkt hade koll på vad som behövde göras eller när saker och ting skulle ske. Vi missade ständigt uppgifter som fick lösas i efterhand, vilket ledde till förseningar och onödigt långa processer.

Vi hade även stora utmaningar med att komma ihåg alla steg som skulle genomföras när en medarbetare slutar. Hur mycket vi än rensade i våra system fanns det alltid information kvar någonstans. Som i sin tur ledde till onödiga licenskostnader och bortglömda behörigheter.

Hur har Zervicepoint hjälpt er med dessa?

Vi har för det första definierat våra processer och kartlagt alla steg som varje medarbetare går igenom när de börjar, förändrar sin tjänst eller slutar hos oss.

Därefter har Zervicepoint hjälpt oss med att digitalisera och automatisera våra processer on- re- och offboarding, vilket gör att vi nu har en mycket bättre kontroll över processerna. Vi får dessutom notiser när något ska utföras och kan på så sätt se till att allt är på plats när den nyanställda börjar.

Hur mycket tid och pengar sparar ni med hjälp av Zervicepoint?

Vi har gjort en uppskattning att vi just nu sparar ett par hundra tusen. Då har vi bara räknat på tiden det spar oss. Utöver det räknar vi med att få in nya medarbetare snabbare in i arbetet, vilket kommer öka produktiviteten, och det är en betydligt högre intäkt.

Vilka är era 5 mest använda tjänster i Zervicepoint?

Vi har nu insett vad Zervicepoint som plattform kan göra och det har öppnat upp andra möjligheter för oss, möjligheter som vi inte tidigare visste fanns. Men de tjänster vi använder mest just nu är:

1. Onboardning

  • Kandidat skickas till HR för godkännande
  • Anställningsavtal genereras
  • Digital signering
  • Användarkonto skapas med e-post och licens
  • Medarbetaren läggs upp i lönesystemet
  • Välkomst-mail skickas till medarbetaren
  • Beställningsblankett för hårdvaror och system
  • Kvittenser av taggar/nycklar/kläder
  • Utskick av policies
  • Påminnelse om provanställning går ut

2. Offboardning

  • Bekräftelse till medarbetare om slutdag
  • Exitenkät skickas till medarbetare
  • Kvittens av mottagna hårdvaror som telefon, nycklar och arbetskläder
  • Användarkonton avslutas
  • Licenser sägs upp

3. CarPay Personalrabatt

Medarbetare kan med hjälp av självbetjäning gå in och anmäla sitt betalkort för att få personalrabatt och Zervicepoint genererar ett mejl till leverantören som registrerar rabatt på kortet.

4. Skapa samarbetsavtal

  • Formulär fylls i av säljare
  • Avtal genereras
  • Avtal skickas ut för signering
  • Uppgift skickas till registervårdare att skriva in rätt rabatter i vårt DMS

5. Verksamhetsövergång

Vid verksamhetsövergång har vi använt Zervicepoint för att skicka ut information om verksamhetsövergång till alla medarbetare. Det sparade mycket tid och vi kunde sätta en deadline som kommuniceras ut och fungerade på minuten.

Har ni något nytt projekt på gång i Zervicepoint?

Vi ser en stor potential med Zervicepoint, inte bara inom HR utan vi ser även att vi kan automatisera andra processer inom organisationen. Och vem vet, kanske kan vi koppla på vårt DMS-system och börja automatisera våra kundflöden också. 🙂