Zervicepoint logo svg format

Onboarding checklista för nyanställda

Innehållsförteckning

Onboarding av nyanställda är en stor och ibland komplicerad process, vilket gör att det kan vara lätt att glömma bort viktiga steg. Den här checklistan för onboarding av nyanställda hjälper dig att hålla din onboardingprocess organiserad och enligt tidsschemat. Använd den för att hålla fokus och för att inte missa uppgifter som behöver utföras.

En checklista kommer inte bara att säkerställa en smidig introduktionsprocess för den nyanställda, utan den kommer också hjälpa till att skapa ett bra första intryck av organisationen.

Effektivisera din introduktionsprocess genom att inkludera följande steg i checklistan:

Preboarding checklista

Preboarding är ett onboardingsteg som äger rum innan den nya medarbetaren gör sin första dag på jobbet.

Det är viktigt att använda den här tiden för att hålla personen engagerad, och för att förbereda dina befintliga kollegor, och kontoret för ankomsten av den nya medarbetaren.

Steg 1: Skicka välkomstmail till din nya medarbetare

Preboarding checklista - skicka mail till nyanställda

Ladda ner den fullständiga checklistan

Att skicka ett e-postmeddelande till nyanställda före anställningsdagen har 2 huvudsyften:

  1. Hålla dem engagerade och glada över att börja på sitt nya jobb
  2. Ge personen nödvändig information om vad hen kan förvänta sig under sin första dag


Ett välkomstmeddelande för nyanställda bör innehålla:

  • Ett varmt välkomnande
  • Information om startdag (datum, tid och plats)
  • Schema för första dagen
  • Instruktioner för parkering, kontor, väganvisning etc.
  • Kontaktperson (om de har några frågor före startdatumet).


Du kan också bifoga dokument eller länkar till:

  • Handbok för anställda
  • Ett kort informationsblad om företaget, dess produkter och tjänster, anställda och företagskultur.


Bonusidé:

  • Rolig välkomstvideo eller en GIF.

Steg 2: Skicka mail till befintliga medarbetare

Preboarding checklista – skicka mail inom organisationen

Glöm inte att skicka ett e-postmeddelande till dina befintliga medarbetare för att de ska veta att en ny kollega snart kommer börja i teamet.

Håll det här e-postmeddelandet kort med grundläggande information så som:

  • Befattning och avdelning/team
  • Nya medarbetarens startdatum och plats
  • Lite bakgrund om den nya medarbetaren (arbetslivserfarenhet, utbildning, intressen etc.)
  • Tid och datum för välkomstkaffe eller lunch (där dina befintliga medarbetare kan träffas och hälsa på den nya kollegan).

Steg 3: Förbered medarbetarens plats med material och utrustning

Preboarding checklista – förberedelse nyanställda

Innan den nya medarbetaren gör sin första dag på jobbet finns det ett par saker som behöver förberedas:

  • Se till att kontorsmöbler (t.ex. skrivbord, stol, skåp osv.) finns på plats
  • Beställ IT-utrustning (t.ex. dator, bildskärm, mus, tangentbord, telefon, headset etc.)
  • Installera programvaror som behövs på medarbetarens dator
  • Skapa ett nytt e-postkonto och alla andra nödvändiga konton
  • Lägg till medarbetaren i relevanta kalendrar, e-postlistor, chatgrupper, forum etc.
  • Beställ visitkort
  • Förbered relevanta HR-dokument
  • Se till att kontorsnyckel och/eller ID-kort finns på plats
  • Förbered ett välkomstpaket
  • Ordna en välkomstaktivitet (mat och dryck, teamaktivitet, spel, quiz etc.)
  • Boka en lunchrestaurang (om det behövs)
  • Ordna en parkering åt medarbetaren (vid behov).

Onboarding checklista – Första dagen

Onboarding checklista – välkomstfika och rundvandring

Den stora dagen är äntligen här!
Följ denna detaljerade steg-för-steg-guide för att organisera din medarbetares första dag på jobbet!

Steg 1: Välkomstkaffe

  • Anordna en morgonkaffe för att samlas och välkomna medarbetaren
  • Introducera medarbetaren till alla i teamet
  • Ge medarbetaren ett välkomstpaket

Steg 2: Kontorsrunda

  • Visa medarbetaren runt på kontoret
  • Gör en rundvandring på kontoret. Glöm inte att visa kök, toaletter, nödutgångar, säkerhetsutrustning etc.
  • Introducera medarbetaren för olika personer

Steg 3: Gör i ordning skrivbord, material och utrustning

Onboarding checklista – förbered arbetsplatsen

Ta din medarbetare till sin kontorsplats och hjälp hen att bosätta sig:

  • Förse medarbetaren med kontorsmaterial
  • Ge ut nyckelkort, parkeringsbricka, etc.
  • Hjälp medarbetaren att installera sin IT-utrustning
  • Ge instruktioner för användning av IT och annan kontorsutrustning (t.ex. skrivare, internet, osv.)

Steg 4: HR-dokument (pappersarbete)

Onboarding checklista - HR-dokument

Låt medarbetaren träffa ditt HR-team för att gå igenom:

  • Löneutbetalningar, rabatter och förmåner
  • Arbetspolicy och arbetsrutiner (t.ex. semesterdagar, sjukdagar, övertid osv.)
  • Säkerhet och nödutgångar
    Hjälp medarbetaren:
  • Fylla i alla nödvändiga blanketter, kontrakt etc.

Steg 5: Lunch

Ta ut medarbetaren på lunch tillsammans med teamet. En lunch ute ger möjligheten för alla att lära känna varandra i en mer avslappnad och informell miljö.

Steg 6: Möte med CEO

Onboarding checklista - möte med CEO

Låt din VD personligen välkomna medarbetaren och presentera:

  • Företagets historia
  • Företagets mission, vision och värderingar
  • Företagets mål och framtidsplaner
  • Gå igenom hur den nya medarbetaren kan hjälpa till att bidra och påverka företagets mål

Steg 7: Möte med närmaste chef

Onboarding checklista - möte med chef

Låt medarbetaren träffa sin närmaste chef för att:

  • gå igenom arbetsbeskrivning och ansvar
  • tillsammans sätta upp tydliga och mätbara mål
  • förklara vad som förväntas av medarbetaren under första månaden
  • glöm inte att fråga om medarbetarens förväntningar och förhoppningar
  • gå igenom medarbetarens framtidsplaner och karriärutveckling

Steg 8: Teamaktivitet

Se till att hitta på en rolig aktivitet tillsammans med teamet! Om det inte är möjligt, samla ditt team innan dagen är slut för en fika. Detta är ett trevligt sätt att avsluta medarbetares första dag på.

Onboarding checklista – Första veckan

Onboarding checklista - första veckan

Under första veckan behöver medarbetaren ditt fulla stöd för att lära sig grunderna i den nya rollen och komma in i företagskulturen.

  • Stäm av varje dag hur det går för medarbetaren (helst över en kopp kaffe)
  • Schemalägg regelbundna möten (gruppmöten, one-to-one etc.)
  • Schemalägg introduktionsmöten med olika team/avdelningar
  • Ta ett foto på medarbetaren och lägg upp på webbplats, intranät etc.
  • Organisera och schemalägg utbildningar för programvaror och system
  • Organisera och schemalägg all annan nödvändig utbildning
  • Rekommendera användbart material att läsa (e-böcker, artiklar, bloggar att följa, etc.)
  • Organisera sociala aktiviteter och sammankomster (teamluncher, fikaraster, gruppaktivitet etc.).

Onboarding checklista – Första, tredje och sjätte månaden

Onboarding checklista – första månaderna

Under den första månaden kan du hjälpa medarbetaren att utvecklas, lära sig om företaget och bygga relationer.

Efter tre månader kan medarbetaren i de flesta fall börja arbeta självständigt.

Efter sex månader bör medarbetaren har kommit in i sin roll och blivit varm i kläderna.

Det är viktigt att du under den här tiden kontinuerligt:

  • ber om feedback för onboardingprocessen (medarbetarundersökning och/eller intervju)
  • ger feedback (följ upp mål och resultat)
  • organiserar och schemalägger relevanta utbildningar
  • styr upp sociala aktiviteter och sammankomster (teamluncher, fikaraster, teamövningar/aktiviteter, etc.).

Nu finns checklistan redo att laddas ner i din inkorg.

Hittar du inte mailet? Titta i skräpposten.