Innehållsförteckning
Vad är preboarding?
Preboarding är en process som kommer innan onboarding. Preboardingen börjar när ett anställningskontrakt ska skapas och slutar när den anställda gör sin första dag på jobbet.
Vad är fördelarna med en lyckad preboarding?
En bra preboarding får medarbetaren att känna sig välkommen och uppskattad. Att få ett bra första intryck är viktigt för att personen ska känna att den har tagit rätt beslut. Det ökar också möjligheten för den anställda att bli produktiv snabbare.
Tänk dig själv vilket intryck en arbetsgivare skulle göra på dig, om du som ny medarbetare inte behövde göra någonting själv. Allt är ordnat och klart när du gör din första dag på jobbet.
4% av nyanställda säger upp sig på grund av en katastrofal första dag på jobbet.
22% av uppsägningar sker under de första 45 dagarna, vilket kostar företaget minst 3 gånger så mycket som den tidigare anställdas lön.
Bästa tipsen för en lyckad preboarding
Digitalt anställningskontrakt
För att göra preboardingen snabb och enkel behöver du digitalisera och även automatisera olika steg. Genom att göra anställningskontraktet digitalt är det enkelt att ha färdigifyllda fällt, samt göra ändringar om det skulle behövas. Det digitala formuläret ligger också i grund för att kunna skicka information mellan olika system, så du slipper ha långa administrativa processer.
Digital signering
Att vi lever i den tid vi gör medföljer många tekniska möjligheter. Gör det inte svårare än vad det behöver vara att signera ett kontrakt. Att signera ett anställningskontrakt via e-signering eller Mobilt BankID är ingen direkt nyhet. Men det sparar tid och skapar ett positivt intryck hos personen som ska anställas.
Lägg till medarbetaren i samtliga system
Detta är ett steg som många verkligen ser nytta av att automatisera. De flesta organisationer jobbar med många olika system. Att behöva logga in i respektive system och lägga in uppgifter är tidskrävande. Se därför till att införskaffa en plattform/portal som integrerar med era befintliga system och som gör det möjligt att automatisera processen.
Beställ utrustning och blommor
Många har vi varit på arbetsplatser där vi får vänta i flera dagar eller till och med veckor innan dator eller mobiltelefon dyker upp. Det är därför viktigt med förberedelse, så det nödvändigaste finns på plats från första dagen. Se till att dator och mobiltelefon är beställda och färdiginstallerade. Likaså att blommor och välkomstpaket ligger på medarbetares skrivbord.
Förbered den anställda
Vissa arbetsplatser glömmer att förbereda den anställda för vad som komma skall. De väntar in i det sista med att meddela vilken tid medarbetaren ska befinna sig på jobbet, eller glömmer att informera om viktiga saker.
Låt personen bekanta sig med teamet innan dag 1, så han/hon känner sig bekväm och som en del av gruppen. Om det går, ge personen tillgång till mail och kalender någon vecka innan. På så vis kan den anställda få välkomstmail från team-medlemmarna och annan rolig/viktig information innan första arbetsdagen.
Boka in en teamlunch
Det är som sagt viktigt att den nya medarbetaren kommer in och blir en del av gruppen. Det sista man vill är att den anställda ska känna sig utanför och inte behövd.
Boka in en teamlunch och förbered ditt team i god tid. Är det någon i gruppen som du vet är extra bra på att ta emot nya medarbetare, låt den personen ta rundturen och bekanta sig med den nyanställda så tidigt som möjligt.
Förbered rundtur och möten
Det är inte bara viktigt för den nyanställda att komma in i företaget, det är också viktigt för företaget att få personen produktiv så snabbt som möjligt. Boka möten med personer i organisationen så medarbetaren får en bra förståelse och inblick. Det gör också att medarbetaren får bekanta sig med flera inom företaget och lär känna den nya arbetsplatsen mer effektivt.
Hur kan en preboarding se ut i Zervicepoint?
För att ge dig mer inspiration på hur det faktiskt skulle kunna gå till i praktiken, kommer här en video på hur det kan se ut med hjälp av vår plattform Zervicepoint.
Slutord
Nu har vi gått igenom några viktiga punkter som du kan följa för att lyckas med din preboarding. Sätt upp en checklista så du inte glömmer något steg. Därefter är det dags att börja med din onboarding.
Men innan dess skulle jag gärna vilja veta hur din preboarding ser ut idag? Kommentera gärna och dela med dig av dina erfarenheter.
Vi på Zervicepoint har med hjälp av vår plattform automatiserat flertalet processer i vår preboarding. Är du intresserad av att veta hur vi har gjort och vad som krävs för att lyckas med automatisering? Då är du varmt välkommen att höra av dig, antingen via kommentarsfältet nedan eller boka ett demomöte med mig så berättar jag gärna mer.
/Mathias
